RPA導入を進める企業が増えているその背景とは？なぜ今RPAなのか
昨今、日本企業の事業フェーズは成熟期を終え、新規事業創出期に移行しています。
ここで必要となるのは、次の成長を生み出せる人材です。
多くの企業においてそのための人材育成が急務となっていますが、実際には通常業務をこなしながら次のフェーズを考えることが難しい状況にあります。
そこで、これまでPC上で行なっていた業務をRPAを用いて自動化し、本当に人がやるべき仕事に注力できる環境を作り出すことが求められています。
RPAとは
RPAとはRobotic Process Automationの略であり、簡単に言えばロボットによるPC業務の自動化です。
通常人が行なっている、日々の定型業務を人に変わってロボットが実行します。
書類の転記や記録など、たくさんの定型業務をロボットが決まった時間に正確に実行してくれるものです。
これにより、空いた時間を人は別のことに使うことができるようになります。
RPAにできること
RPAのツールは様々ありますが、どれも基本的にPC上でできる作業をやることができます。
具体的には、電子データからシステム等への入力・登録作業やシステム間のデータ転記・登録作業。
WEBサイトでのキーワード検索や抽出、ネットを活用した情報収集。
複数ある電子データの集計、統合、コピーアンドペーストや蓄積されたデータの整理・加工。
入力されたデータの正誤チェック。
データのダウンロードやPDF化、メール自動作成やメール送信などです。
どれも通常人がPC上で行なっている業務であり、それらの業務はほとんど自動化できる可能性があるということになります。
RPA導入のメリット・デメリット
ここまで聞くとRPAはいいこと尽くめのように聞こえます。
実際にRPAを導入するとどんなメリットがあるのか、はたまたデメリットはなんなのか考えてみます。
RPA導入のメリット
RPA導入のメリットは以下の通りです。
●人が行う作業をロボットに任せることができ、人は別の仕事ができる。
●ロボットは疲れを知らないため、膨大な業務も正確に遂行できる。
●ロボットの作業スピードが人よりも速いためより作業効率がアップする。
RPAは物理的に見えるロボットではありませんが、物理ロボットと同様のメリットを享受することができます。
時代の流れとともにPCを使う作業が増えてきていますので、その部分にロボットを投入すると考えるとイメージが湧きやすいと思います。
RPA導入のデメリット
メリットばかりと思われるRPAにもデメリットはあります。
●ロボット化した業務をいざ、人がやらなければならない時にできる人がいないリスクがある。
●開発したロボットを業務に合わせて改善していく手間が増える。
●そもそもロボット開発のための人材が必要である。
RPAにはさまざまなツールがあり、どれもブロックエディタのようなツールでユーザーが自ら開発することができることを売りにしています。
たしかにテキストコーディングと比較すればとっつきやすく、だれでも開発可能であることは間違いありませんが、簡単とは言えません。
実際にロボットを開発する人はその業務に精通し、何をどうすればいいのかわかっていることが必要ですし、場合によっては業務のやり方を変える必要もでてきます。
それらのかけるべき手間をしっかりかけて、ロボットを製作しなければツールは導入したものの、結局誰もロボットを製作しないということもあり得るのです。
RPAを導入していくために
RPAにはメリットもあるがデメリットもあることを説明してきました。
RPAは正しく導入し、正しく使うことができれば業務を効率化できるツールであることは間違いありません。
そこで、私がおすすめするのが最初はツールの提供企業の支援をこうことです。
RPAのツールを購入して自分たちでさぁ作成、となってもなかなか円滑にすすめることはできません。
RPAツールを提供している企業は多くの場合で、導入後のサポートも行なっていますし、ロボット開発者の支援も行なっています。
費用はかかりますが、これらのサービスを活用し、RPAを軌道に乗せていくことがとても大切です。
RPAはユーザーによる開発となりますので、開発者のモチベーションがとても重要です。
これらのサポートを有効活用して成功体験を積み上げていくことがRPAを成功に導く鍵とも言えるでしょう。
RPA導入後の管理
RPAは導入後の管理もとても大切です。
業務は常に変化していきますので、それにあわせたロボットのカスタマイズなどが必ず発生するからです。
また、開発のためのルールづくりも大切です。
誰もが開発できるツールであるがゆえに、誰もが勝手に作成してしまうリスクもはらんでいます。
気づいたら誰が作ったか分からないロボットが勝手に何かやってしまったということも起こりえます。
そのために、ロボット開発のルール、本番運用を開始したロボットを管理するためのルールをあらかじめ作成しておく必要があります。
ここでもツール提供企業のサポートを有効活用するべきです。
はじめて導入する時はわからないことばかりですが、最初にきちんと整理しておけば、以降の運用で困ることもありません。
また、ロボットの管理は系統を超えた効率化のためにも必ず必要です。
例えば、ある部署が作成したロボットが別の部署の全く違う業務に活用できる、という可能性もあります。
その時にすでに作成したロボットを使えれば開発の手間もなくなりますので効率化の効果がより高くなるのです。
RPA導入による副産物
RPAはロボットに業務をさせますので、ある程度業務を定型パターンにする必要があります。
例えばエクセルのファイルであればフォーマットを統一する必要が出てきます。
改めて自分たちの業務を見直し、フォーマットを統一したり、業務の進め方をカスタマイズすると自分たちがこれまで行なっていた作業の無駄な部分がわかるようになってきます。
そのような業務はロボット化ではなく、そもそも業務をやめてしまうことでより効率的な業務運営に繋がるのです。
これまでは人が考えながら行なっていたため、多少の変更には対応できていたかもしれません。
これがロボットになると決まった業務を決まったとおりに実行することになるのです。
これをデメリットととらえるのではなく、業務をパターン化、標準化するという意識で取り組むとより効率的な業務運営体制が構築できるものと思います。
RPAにより生まれる時間
RPAの導入により、人には余裕時分が生まれます。
この余裕時分を次のサービスや商品を生み出すクリエイティブな時間として活用していくことが本来のRPA導入の目的であるはずです。
RPA導入で終わるのではなく、ここから始まるものとして、そしてよりクリエイティブなものを生み出すことができる人材育成を今後のテーマとして考えていく必要があるでしょう。
RPA導入により生まれる時間は作業の内容や質により様々なものです。
大切なのは事前に生まれた時間をどう活用していくのか考えておくことです。
これについても事前に検討しておくとRPA導入を、よりスムーズに進めることができます
まとめ
RPAは導入すればそれだけで効率化されるというツールではありません。
導入前のルールづくりから、導入後の運用までをしっかりと計画しておかなければその効果は得られないのです。
しかし、現在やっている業務を大きく効率化できる可能性があるツールであることは事実です。
RPAのことをよく知り、どう使っていくのかを検討し続けることが大切です。
そして生まれた時間を使って、人はよりクリエイティブな仕事をしていくことで、新たな仕組みを生み出していくことが日本企業の成長につながります。
参考URL・参考文献・根拠など
社内導入検討資料