働き方改革で注目されるRPA。RPAを活用するために知っておきたいこと!

60分でわかる!  RPAビジネス 最前線

日本では少子高齢化が進み、生産年齢人口が減少傾向にあるのは最近良く叫ばれていますし、皆さん知っていることでしょう。

最近では労働力を維持しつつ競争力も維持するための方策、いわゆる働き方改革の中でRPAという技術が注目されています。

このRPAを活用するために知っておきたいこと、活用方法についてまとめました。

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RPAとは?

RPAとはRobotics Process Automationの略称でそれぞれの頭文字を取ってRPAと呼ばれています。

このRPAは簡単に言えば、これまで人が行ってきたパソコン上の定型的な操作をロボットで行うものです。

いわばFA(Factory Automation)と同じで、単純な作業はロボットにやってもらえばいいやという考え方です。

特徴としては、パソコン上の複数のアプリケーションを操作しなければならないような処理でも自動化できる点にあります。

例えば、見積書を作成してメールを送信する業務があったとして、必要条件が入力されれば、メールの送信まで行ってくれるということになります。

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RPAのメリット

RPAのメリットは言うまでもなく、パソコン上の定型業務を自動化できることです。

RPAを活用するためにはある程度業務を標準化できる必要があります。

毎回人が考えながら修正を加えながら進める業務ではなかなか導入が難しいということです。

しかし単純作業には最大限の力を発揮します。

例えば、販売実績を毎日入力するという業務があったとして、その日の終りにRPAに販売実績を記録してあるファイルだけ渡して、後は帰宅後にRPAが勝手にまとめてくれるというものです。

ロボットですので間違えることもありませんし、何より、日中の時間を有効活用することができるようになります。

このようにRPAは単純作業の自動化に最大の効果を発揮するのです。

副次的なメリット

RPAのメリットは業務の自動化だと説明しました。

実はその過程で副次的なメリットが生まれるのです。

それは業務をRPA対応するための標準化作業の中で無駄が排除されるということです。

多くの事務的な作業はちょっとした無駄な作業をしていることがあります。

RPAは万能ではありませんので、ある程度RPAに業務をあわせに行く必要があります。

その過程の中で種々の業務を標準化していくのですが、そこで無駄な作業が排除されていくのです。

普段から業務の無駄をこまめにチェックできている企業はほとんどないと思いますし、気をつけているつもりでもよかれと思って無駄な作業をしているということは多いものです。

RPAを導入するためには、自分たちが行っている業務の棚卸しをすることが必要になりますので、ここで無駄な作業を排除できるというのは将来的に見ると実はかなり大きなメリットになりえると言えます。

RPAのデメリット

とはいえ、RPAも万能ではありません。

人が考えながらやらなければならない業務への導入が難しいと書きましたが、RPAにも自動化のレベルがあり、初期導入から人工知能に判断まで求めるといった業務を導入することは難しいと言えます。

現在多くの企業でRPAの導入が進んでいますが、そのほとんどは情報取得や入力作業、検証作業などの定型的な業務であることを忘れてはいけません。

自社で導入しようと考える場合には、まず、自分の言葉でその業務を順番通りに説明できることが大切でしょう。

RPAの今後

RPAには三段階のレベルがあるとされています。

そのレベルの違いは簡単に言えば、人の判断をどこまで自動化するかです。

クラス2と言われるEPA(Enhanced Process Automation)では非定型の作業の一部まで人工知能を用いて自動化することです。

最高段階のクラス3はCA(Cognitive Automation)と呼ばれ、意思決定までのプロセスを自動化するなどの高度な自律化ができるものとされています。

このようにRPAはまだまだ発展途上の技術です。

今後AIとの組み合わせやディープラーニングとの組み合わせによりより多様な業務への導入が進むことが期待されています。

またそれにより、人口減少の日本において競争力の低下を防ぐことがきたいされているのです。

今RPAを導入するなら

RPAは今後さらに進化していくものと書きましたが、まずは定型業務の自動化や入力作業の自動化から進めることが無難です。

特に、データの入力作業が多い業界には導入がおすすめです。

大手銀行などにもすでに導入事例はあり、大幅な効率化につながっている事例もあります。

今RPAを導入するのであれば、現在行っている単純作業を自動化することを考えたほうがいいでしょう。

RPAツールの選び方

RPAツールはたくさんの企業から提供されています。

また、その多くの企業は導入のサポートまでパッケージとして提供しています。

RPAではアプリケーション間の連携や作業の内容をプログラミングのように記述していく必要がありますので、初期導入段階ではそのサポートが充実しているところを選ぶことが必要です。

しかし導入が進み、RPAでの業務範囲を拡大したいとなれば自分たちで、ツールをいじり、他の業務に対応していくことも必要となるでしょう。

そのため、導入時には、そのツールが今後自分たちでも運用可能なものであるかについても、十分な検討が必要です。

自社の独自アプリケーションやシステムへ対応可能であるのかも事前に確認しておくべきポイントです。

また当然のことですが、サポート付きのパッケージ等は年額のランニングコストが必要となりますので、事前に費用対効果は確認しておく必要がありますね。

RPAツールも選び方を失敗してしまえば、意味のないものとなってしまいます。

自分たちが何を自動化したいのか、必要な機能はどんなものなのかをあらかじめ明らかにしておいたほうがいいでしょう。

RPAの今後のために

RPAには段階によってクラス3まであると言いました。

最初は多くの起業が定型業務の自動化で導入することになると思いますが、将来的にはその先を目指したいと考えるでしょう。

その時に大切になるのが情報の蓄積です。

人工知能やディープラーニングはたくさんのデータがあってこそその信頼性もあがり、有意な結果を生み出せるものとなります。

特に、これまで人が判断してきた業務を自動化するとなると、人の判断パターンを学習する必要があるのです。

たくさんの類似したケースを導入前から蓄積しておくことが今後さらに進化させていくために大切なことになります。

何がその判断の決め手になったのか、逆に何が決定に至らない要因となったのか。

自社・他社問わずたくさんの事例を収集し、蓄積していくことでRPAはもっと進化していくでしょうし、可能性を秘めたものであると言えます。

くらす1を導入して終わりではなく、その後も見据えてどんな情報を収集・蓄積していくべきなのかを考えておくことが大切です。

まとめ

働き方改革で注目されるRPA。

すでに導入している企業も多く導入事例もよく見かけるようになりました。

導入した多くの企業で大幅な業務効率化につながっているのも注目すべき点です。

しかし、いいことばかりでもありません。

自分たちの業務が自動化できるものなのか、どうすれば自動化できるのかをしっかりと考えて導入を検討しましょう。


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