既にインフラの一部になりつつあるRPA! 各自治体でも採用が進められるその実力に迫る!

近年、IT技術の中でもホットなワードとしてRPA(Robotic Process Automation)という言葉が囁かれるようになりました。

一見しただけではとても専門的で高度な分野のような印象を抱かれるかもしれません。

そのため理解を拒むことは自然なことといえます。

ですが現在では既に自治体でRPAを使う事例も増えてきたので、最早社会的なインフラの一部を担っている状況だったりするのです。

今回は実際の導入事例やRPAがどのようなものなのか、についてチェックしていきましょう。

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RPAは操作を記録して再生するプログラム

RPAというのは一言で言うなら「操作を記録して再生するプログラム」となります。

RPAの記録ボタンを押し、マウスカーソルを左から右に動かし、記録ボタンを停止して再生すると、記録した通りにマウスカーソルが動くのです。

一体そんなものが何の役に立つのか不思議に思われるかもしれませんが、この機能は凄まじいポテンシャルを秘めています。

操作の記録にはマウスカーソルの移動だけでなくクリックやドラッグ、それからキーボードの入力も記録することができます。

基本的にパソコン上の全ての操作を記録できるといっても良いでしょう。

つまるところ、私達がパソコン上でやっていることは原理的にRPAに任せることができるのです。

そのため書類の作成やデータの参照結果をまとめること、ないし商品登録作業や経理の計算などをRPAはやすやすとこなしてくれます。

きちんとベースとなる操作を覚えこませることができれば、多くの仕事をRPAに任せることができるようになるのです。

ですがもちろん注意点もあるのでそのあたりは把握しておきましょう。

得意な領域だけを任せよう

RPAはその性質上、例外的な処理が苦手です。

登録した操作通りに動くわけですから、例外処理には対応することができません。

RPAが得意とする領域はカッチリとフォーマットの決まった定型作業なのです。

定型作業では同じフォーマットに繰り返し様々なデータを入力していくことになります。

例えば名簿を作る際、住所データや氏名を入力するというのは非常に定型的な操作です。

また注文書の作成についてもデータさえあればそれは定型的な作業といえるでしょう。

反対に作成するデータごとに特殊な項目や備考が必要な場合はRPAを適用しない方が良いかもしれません。

むしろそうした場合はRPAが作成したデータをチェックする必要があるため二度手間となるでしょう。

無理矢理RPAを適用させようとすると、RPAの設定や検証にコストがかかり業務を邪魔してしまう可能性すらあります。

ツールを導入すると定型的な作業になるケースもあるかもしれません。

例えば手書き文字のデータを入力しなければいけない場合、文字認識の機械によって予めデジタルな文字に変換できれば定型的な作業となるでしょう。

ただその場合は文字認識の機械の精度が問われますし、良い精度でなければ失敗に終わります。

RPAはあくまでも定型的な作業に向いたツールです。

将来的には非定型的な作業にも適用できる可能性もありますが、現状では定型的な作業にのみ適用することをおすすめします。

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初の自治体へのRPA本格導入の事例

熊本県の宇城市では2018年の8月17日付けでRPAの「NICE APA」を受注しています。

これは国内初となる自治体におけるRPAの本格導入の事例であり、2019年4月に稼動する予定とのこと。

背景は2016年の熊本地震による災害復旧業務が激増したことが理由で、RPAは「職員給与・住民異動・ふるさと納税・介護保険・会計・後期高齢者医療」に適用されることになっています。

膨大な自治体の業務には定型的な業務が豊富にあるため大幅な効率化が期待できる形です。

実は同市は既に2017年12月にRPAの取り組みが評価されているという実績があり、早い段階からRPAの採用に意欲を見せていました。

日本の自治体におけるRPAの先駆け的な存在といえるでしょう。

目指している形は定型的な業務はもちろん、非定型的な業務にもRPAを導入するというもの。

AIによって非定型的な業務も自動化することを狙っているようです。

現段階では拙速な印象も拭えませんが実現できればかなりの効果をもたらすかもしれません。

最早このように自治体において実際にRPAは導入されつつあります。

もしRPAの本格的な導入が上手くいけば自治体の職員の業務量は減り、より行政サービスを充実させることができるようになるでしょう。

RPAが社会のインフラの一部を担う世界はすぐそこまできているのです。

民間との連携で効果を上げたつくば市

研究学術都市として知られる茨城県のつくば市でもRPAの導入が進められています。

2018年の初頭から4月にかけて、つくば市はNTTデータ社らと契約しRPAの共同研究をしていました。

その結果、同年5月10日に何と「約8割分の業務削減効果があった」という発表を行ったのです。

共同研究の対象業務は全部で6つの業務で、その内容は税金の申告ないし住民への通知発送など。

それまで手作業でエクセルに名前や住所を登録していた作業をRPAに任せたところ、8割程度の業務時間を削減することに成功したのです。

この結果だけでもRPAの効果の高さが分かります。

適材適所で効果を上げるRPA

こうしたRPAの実績をみてみると「とにかく導入すれば効率化するのか」と思われるかもしれません。

ですがこれはあくまでも成功事例であり、適切な設定を施したRPAを適切な業務に適用した結果です。

導入したからといって上手くいくとは限りません。

実際にRPAを試験的に社内に導入したものの失敗したという事例はあります。

RPAを導入しようと事前に調査してみたところ、定型的な業務と思われたものは非定型な部分の多い業務だったことが判明することもあるでしょう。

また定型業務自体が少ない職場ではRPAを利用する必要はありません。

つくば市の業務削減効果8割という結果はかなり上手くいったケースと考えられます。

逆に言えば上手く使えさえすれば業務削減効果8割を目指すことも可能ということ。

RPAを導入する際は先行事例をしっかりと調べ、どうやって素晴らしい結果を得たのかを把握しておきましょう。

まずは試験的に運用したいところ

RPAを実際に使う場合はまず適用する業務を制限することをおすすめします。

いきなり大規模に適用すると却って混乱を生みますし、もし失敗すればRPAへの不信感を買いかねません。

そのためまずは確実に定型的な業務へRPAを導入するところから始めるべきです。

部分的に導入を始めた事例

2018年9月4日、滋賀県大津市ではRPAの実証実験が始まりました。

適用する部署は人事課と保険年金課で、必要があれば他部署へも適用していくとのこと。

やはり最初は適用する領域を限定してから導入していくのが良いといえます。

東京都でも始まるRPAの導入

2018年9月5日、東京都総務局は「RPAによる作業自動化の共同実証実験」における協力者の募集を開始しました。

これは民間事業者と共同でRPAの実証実験を行うというもので、応募や規格の提案を民間に募っているのです。

これだけ動きが早いところをみると、2020年ごろにはもうRPAは自治体にとって無くてはならない存在になっているかもしれません。

まとめ

RPAの概要と自治体における導入事例についてみてきました。

定型的な作業を得意とするRPAは既に様々な自治体に導入され成果をあげています。

実証実験はもちろん、熊本県宇城市では本格的な導入も予定されているところ。

上手くいけば1年後にRPAは社会のインフラの一端を担う存在となっているでしょう。

もちろんこの流れは民間事業者にとっても同じ事。

今からでもRPAに注目しておきましょう。


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