RPAの仕組みを徹底解説! オフィス作業を自動化してコストカット

RPAを導入して、コストカットを進めている日本企業は多くありますが、導入した後に上手く運用できなくて、失敗しているケースもあります。

失敗しないためには、RPAの仕組みを把握した上で、オフィス作業を自動化させる事が重要になります。

そこで、RPAの導入を考えている経営者や担当者の方たちのために、仕組みや自動化の方法について解説するので確認してみて下さい。




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RPAの仕組み

RPAは簡単に言ってしまえば、ロボットのようなものですが、工場で動くロボットとは違って、パソコンの中で動いてくれるシステムと考えたら理解しやすいです。

パソコンの中で、オフィス作業を自動化させる事ができますが、その前にRPAの仕組みを理解する必要があるので詳しく紹介します。

シナリオ作成

RPAの仕組みの中で、最も覚えたほうが良いのは『シナリオ』です。

なぜなら、シナリオを作成できなければ、RPAに操作手順を覚えさせる事ができないので、オフィス作業を自動化させる事ができないからです。

シナリオを作成する際には、今まで手作業で行ってきたものを整理して、RPAが行えるように変換する必要があります。

今まで、シナリオを作成した事がない場合には、どこから着手したら良いのか悩んでしまうでしょう。

そのような場合には、最も時間のロスが大きい作業や、自動化させやすい作業などを選んだほうが良いです。

クリック位置

RPAにオフィス作業を代行させるためには『クリック位置』を認識させる必要があります。

クリック位置を認識させる方法は、大きく分けて3つの方法があります。

1つ目は『座標位置』により特定させる方法で、ディスプレイに表示されている位置を座標から特定させていくのです。

2つ目は『画像認識』によって位置を特定させる方法で、検索ボタンの画像を認識させて位置を特定させます。

3つ目は『構造的の位置』を特定させる方法で、コードを解析して認識させていくのです。

フロー制御

プログロムを勉強した事がある方なら理解しやすいものがあって、それが『フロー制御』です。

フロー制御は、RPAのシナリオの流れを制御してくれます。

制御する方法はいくつもあって、条件が整った場合には、処理Aを実行して、条件が合わない場合には処理Bを実行させる事ができます。

さらに、条件が整うまで何回も同じ処理を実行させる事ができますし、例外が発生した場合だけ処理させる事も可能です。

『if文』や『for文』と同じ流れになっていて、様々な作業を行える事が、この流れでよく理解できるでしょう。




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RPAのシナリオを作成する手順

RPAの仕組みが理解できてもらえた所で、次にシナリオを作成する手順について紹介するので、導入しようと考えている方は確認してみて下さい。

レコーディング機能

RPAには、Excelと似ている機能があって、それが『レコーディング機能』です。

レコーディング機能は、社員の方がパソコンで行った作業を自動でレコーディング(記録)させる事ができるのです。

実際に、レコーディング機能を活用したら、処理フローが自動生成されるので、RPAを活用する事が可能になります。

難しいプログミラングの知識がなくても行う事ができるので、多くの社員たちが行える作業と言えるでしょう。

ただし、レコーディング機能で失敗してしまえば、RPAが誤った作業を行ってしまうので注意して下さい。

フロー修正機能

レコーディング機能は便利なシステムですが、RPAに覚えさせたと思っても、イメージしたような結果にならない事があります。

そこで、RPAの『フロー修正機能』を活用する事が重要になります。

フロー修正機能を活用したら、イメージした通りに処理させる事が可能になっていくので、レコーディング機能だけ活用して、終わらせないほうが良いです。

ただし、フロー修正機能の場合には、簡易的なプログラムを理解している方のほうが行いやすいので、多くの社員の方たちが行えるという訳ではないので覚えておいて下さい。

デバッグ機能

RPAの処理フローができるようになったら、どのような結果になるのか確認していく必要もあります。

処理の結果を確認する際には『デバッグ機能』を活用したら把握する事ができるので、活用する前にはデバッグ機能で確認したほうが良いです。

デバッグで確認する際にも、ある程度までプログラムを理解している方のほうが、作業しやすいです。

そのため、レコーディングであれば問題はないかもしれませんが、フロー修正機能やデバッグ機能などはプログラムに詳しい担当者に任せたほうが良いでしょう。




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RPAを導入してコストカット

RPAを導入すれば、コストカットする事ができますが、どのようにしたらコストカットできるのか理解しておく必要があります。

少しでも企業経営をよくしたいと思っている経営者や担当者たちのために、コストカットする方法を紹介するので、参考にしてみて下さい。

社員の作業を代行

RPAは、オフィス作業を自動化させる事ができるので、社員に与えていた仕事のいくつかをRPAに任せたほうが良いです。

社員の作業量が減るようになれば、今までよりは多くの社員が必要ではないので、人件費をカットする事ができます。

ただし、働いている社員を解雇させてしまえば、トラブルが起きた場合には、迅速に対応できないですし、企業のイメージも悪くなるので行わないほうが良いです。

そして、RPAは全てのオフィス作業を行える訳ではないので、新入社員を採用する人数を減らす程度にしたほうが良いでしょう。

仕事の割り当てや内容

新入社員の採用人数を減らすだけでは、短期間でコストカットする事はできません。

そのため、短期間のうちに結果を出したい経営者や担当者たちにとっては、頭を悩ませるポイントです。

短期間でコストカットしたい場合には、社員の作業量が減ったら、人材が足りていない部署に社員を配属させる方法が有効です。

さらに、簡単な作業はRPAに任せておいて、仕事の改善提案を社員に考えさせておけば、コストカットを進める事ができます。




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RPAが重要になっていく時代

RPAを導入すればコストカットする事はできますが、有料のツールソフトが多いので、導入するべきか悩んでいる方もいるでしょう。

しかし、今はRPAが必要な時代になっているので、早めに導入する事が重要になってきました。

そこで、RPAが必要になっている理由について説明しましょう。

人材確保が難しい

日本企業が、優秀な人材を確保する事が難しい時代になってきましたが、それは大きく分けて2つの理由が挙げられます。

1つ目は人口が減少していく事によって、優秀な人材はおろか、優秀でもない新入社員を採用する事も難しくなってきたからです。

2つ目は、日本の優秀な人材が、待遇の悪い日本企業(全ての企業という訳ではないので注意)よりも、待遇の良い外国の企業に入社してしまう事が挙げられます。

現在は、簡単に外国へ働けるようになったので、日本国内で優秀な人材を確保する事は難しいので、RPAに作業を任せる事が重要になっていきました。

社員同士のトラブル対策

日本では、人権意識が高まってきたので、以前までは『セクハラ』や『パワハラ』が起きた場合でも、社員の方たちは我慢をしていました。

ところが、最近では多くの方たちがセクハラやパワハラだけではなく、マタハラにも抗議の声をあげるようになりました。

特に、マタハラは妊娠や出産をする社員を追い詰める行為なので、人口減少時代に突入している日本で、マタハラをしている事が発覚したら企業イメージは最悪なものになってしまうでしょう。

そのため、社員同士で問題が何回も起きている場合には、オフィス作業を自動化してくれるRPAの導入をおすすめします。




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まとめ

RPAを最初に導入する際には、シナリオ作成やフロー制御などを行わなくてはいけないので、戸惑ってしまうかもしれません。

少し手間暇をかけてしまいますが、上手くいけば、オフィス作業を自動化できて、コストカットする事が容易になります。

失敗しているケースもあるので注意する必要はありますが、企業経営を少しでもよくしたい場合にはRPAの導入を、検討してみる事をおすすめします。




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参考URL・参考文献・根拠など

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https://dmc-service.com/publish-rpa…
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