RPAを導入する場合には比較をする事が重要!そのポイントとは?

多くの日本企業が導入を始めた『RPAツール』ですが、黒字になっている企業もあれば、赤字になっている企業もあります。

このような差が出てしまった事は、企業の準備の仕方に違いがある事が大きく関係しているのです。

少しでもリスクを軽減しながら、導入したい場合には、社員・パソコンソフト・他のツールなどと比較をする必要があります。

そこで、比較をする際のポイントやツールの選び方などを紹介するので、確認してみて下さい。





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RPAと人間を比較した場合

社員だけに仕事を任せる場合と、RPAに仕事を任せる場合は、どちらのほうが良いのか悩んでしまう経営者や責任者は多いでしょう。

そこで、RPAツール・社員の双方の特徴やメリットを説明するので、みていきましょう。

単純作業はRPA

RPAツールは、事務作業しかできないので、工場で部品を作るような機能はありません。

製造機能がないので、任せられる仕事は限られています。

しかし、オフィスの単純作業であれば、社員よりもRPAツールのほうが合っています。

なぜなら、人間が単純作業を繰り替えてしていけば、そのうち集中力が低下してしまって、思いがけないミスを犯してしまうからです。

オフィスの単純作業によるミスを減らしたい場合には、RPAツールのほうがおすすめです。

難しい作業は人間

単純作業は行いやすいシステムでも、難しい作業を行えるツールは少ないので、注意する必要があります。

それに引き換え、人間であれば知的水準が高いので、難しい作業を行う事もできます。

単純作業とは違って、難しい作業の場合には、脳をよく使う事になるので、集中力が低下しづらいケースもあるのです。

さらに難しい作業を行っていけば、任せられている社員も「この仕事は自分にしかできない事だ」と思って、仕事にかけるプライドを持つ事ができます。

そのため、難しい作業に関しては、社員のほうに任せたほうが良いでしょう。

コストは条件次第

RPAツールを導入しようと考えている経営者や責任者は、コストダウンをして黒字経営のために、ツールを活用したいと考えているでしょう。

実際に、社員とツールのどちらに仕事を任せたら、コストダウンできるのかと言えば、その状況や条件によって違いがあります。

社員は難しい作業を行えますが、遅い時間帯まで働かせていたら残業代を支払う必要がありますし、休日に働いてもらう場合には手当を払う必要もあるのです。

それに引き換え、RPAツールは導入する際にお金を多くかけてしまいますが、残業代や手当を払う必要がないので、その利用法によってコストダウンできるのかどうかは変わってきます。





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RPAとExcelを比較した場合

オフィスの仕事を効率化したり自動化したりするのが、RPAツールの機能と聞いたら「それであればExcelのマクロ機能で十分ではないのか」と思ってしまうかもしれません。

しかし、Excelとは大きく違っているので詳しく解説しましょう。

マクロで自動化

Excelのマクロ機能を利用したら、自動化する事はできます。

しかし、マクロ機能には限りがあるので、RPAツールほど便利とは言えません。

さらに言えば、マクロ機能を使いこなす社員が必要になるので、ある程度まで人件費をかける事を覚悟する必要があります。

RPAツールは、1台のパソコンだけではなく、複数のパソコンに適用する事もできます。

Excelの場合には、多くのデータを1台のパソコンに記録しておかなければ、全てのデータにマクロ機能を活用する事ができないので、注意しなければいけません。

RPAの利便性

Excelは、Microsoftの製品なので、適用できるアプリケーションに限りがあります。

もしも、適用できないアプリケーションを多く活用していたら、マクロ機能だけでは自動化できる仕事の種類は、相当限られてしまうので注意しなければいけません。

RPAツールの場合であれば、様々なアプリケーションと併用する事が可能です。

そのため、様々なアプリケーションを利用している場合には、RPAツールを導入する価値があります。





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RPAツールを選ぶ際のポイント

RPAツールの特徴やメリットが分かったら、自社でも導入したくなった経営者や責任者は多いでしょう。

しかし、ツールは様々なものがあるので、選ぶ際にはいくつかポイントを抑えておく必要があるので、詳しく説明します。

自社に合うシステム

日本企業と言っても、規模も違えば、業種も違います。

そのため、あなたの会社に合うツールもあれば、合わないツールもあるのです。

実際に、数多くあるツールの中には『サーバ型』もあれば『デスクトップ型』もあるのです。

サーバ型とは、中央管理が可能になるので、複数のパソコンで共有したい場合には便利なツールになります。

それに引き換え、デスクトップ型は、単体のパソコンを利用したい場合に合うツールです。

規模が大きい場合にはサーバ型のほうがおすすめですし、規模がそれほど大きくない場合にはデスクトップ型のほうが合います。

コストパフォーマンス

サーバ型とデスクトップ型の違いを聞いたら「大は小を兼ねると言うから、サーバ型を選べば問題はないのではないか」と思ってしまったかもしれません。

確かに、規模が大きくても小さくても、サーバ型であれば、作業をさせる際には問題がないのは事実です。

しかし、サーバ型の場合にはお金をかけてしまうので、規模が小さい場合にはデスクトップ型のほうを選んだほうが、赤字経営になる可能性が低くなります。





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魅力的なRPAツール

RPAツールを選ぶ際のポイントを理解できても、多くのツールがあるので、選びきれないと思ってしまう方もいるでしょう。

そのような方たちのために、魅力的なRPAツールを3種類まで紹介するので、みていきましょう。

WinActor

WinActorは、NTTのグループ企業が開発したツールになります。

つまり、国産のRPAツールなので、日本企業には利用しやすいシステムになっているのです。

WinActorを活用している企業は300社を超えていて、日本国内ではシェアNo.1という実績を誇っている事を考えたら、信頼性の高いツールと言えるでしょう(2019年2月2日時点)。

デスクトップ型のツールになりますが『管理ロボ』というソフトをインストールしたら、サーバによる中央管理も可能になります。

BizRobo

高機能なRPAツールを利用しようとしても、その使い方や導入方法が詳しく知らない場合には、うまく活用する事はできません。

そのような失敗を少なくしたい場合には、BizRoboがおすすめです。

BizRoboは、ツールを導入する際の検討準備から、体制構築までサポートしてくれるので、RPAについて詳しく知らない社員が多い企業でも導入しやすくなっています。

さらに月額定額料金で、ロボットが使い放題の『レンタル型プラン』も用意されているので、気軽に試してみたい場合には、利用価値の高いツールです。

UiPath

UiPathは、大手金融機関や大手広告代理店などで、多く導入されているツールです。

これほど多くの大手企業に導入されているのは、サーバで中央管理できる事が大きく関係しています。

操作方法も簡単になっていて『ドラッグ&ドロップ作業』で、活用する事ができるので、それほど高いスキルを必要としません。

ドラッグ&ドロップとは、WindowsやMacでファイルまたはフォルダにカーソルを合わせて、マウスで左クリックをして、移動したい所にスライドさせた後にマウスから指を離せば良いだけの作業です。





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まとめ

RPAツールは高機能になっていますが、万能という訳ではありません。

社員のほうに任せたほうが良い仕事もあれば、Excelのマクロ機能で間に合わせたほうが良いケースもあります。

そのようなケースもあるので、RPAツールを導入する場合には、最初のうちは小規模の範囲で試してみて下さい。

小さな範囲であれば、失敗をしても損害は最小限にくい止める事ができます。