RPAツールってどんなもの？その正体は「誰にでも扱える自動化ツール」
IT業界では日々様々なツールが生み出されては消えていくものです。
流行廃りのサイクルが激しい業界ともいえるでしょう。
そんな業界で現在注目を集めているのが「RPAツール」なるもの。
ですがRPAという単語自体を始めて聞いた方もいるかもしれません。
把握してしまえば簡単なことなのですが、今回はこのRPAの正体に迫ってみましょう。
面倒な作業を肩代わりしてくれるロボット
RPAは正式名称を「Robotic Process Automation」と書きます。
日本語にすると「ロボットによるプロセスの自動化」となるでしょう。
なおこのロボットというのは物理的な産業用機械のロボットではなく、ソフトウェア上で活動する姿形の無いロボットとなります。
一方、IT業界に限らずパソコンを使う業務では同じような仕事を繰り返す場合があります。
例えば数十あるファイル名の先頭に文字を付与したり、エクセルで同じ計算を複数行に渡って行うなどの仕事です。
手動でこうした作業を行っていると次第に気が滅入ってきますし、非効率としか言いようがありません。
こうしたシンプルで繰り返し行わなければならない仕事を自動化してくれるのがRPAツールなのです。
いわば自分の代わりにロボットに作業を行ってもらうという発想となります。
事業の効率化に大きく寄与する
単純作業をロボットに任せることができれば格段に業務を効率化することができるようになるでしょう。
例えばこれまで30分かかっていた同じような資料作りをロボットに任せることができれば1日あたり30分として、20日あたりで25時間ほどの作業時間を短縮することができるのです。
1年で計算すれば25時間×12ヶ月＝300時間の時間を短縮できます。
もちろん30分かかる資料作り以外にも他に自動化できる部分があればより多くの作業時間を削減することができるでしょう。
そうした態勢を作る事ができたなら社員は他の仕事にそれだけの時間を割くことができ、ひいては会社の業績アップに繋がるというわけです。
RPAツールについて考えると毎日の面倒な作業というのは積み重なるだけでかなり業務を阻害しているということに気付かせてくれます。
作業によっては他のツールでも改善可能
実はRPAツールを使うより前に検討すべきツールというのはたくさんあったりします。
例えば先述したような大量のファイル名のリネーム作業ついていえば、既に同ディレクトリ内のファイルを一括して変更するツールはあります。
また、エクセルで同じような計算を大量に行なう場合もエクセルでマクロを組めばそれで済んでしまうのです。
もしそれらのツールを上手く運用することができればRPAツールを導入する意味は無くなるでしょう。
小規模でシンプルな作業であればあるほどRPAツールの大体となるものはあるかもしれません。
RPAツール自体は安いものではないので、まずはそうしたツールを探してみることをおすすめします。
簡単な解決方法の限界
これはプログラミングに通じている場合にとれる方法なのですが、単純な作業であれば十分にプログラミングするだけで問題を解決することができるはずです。
汎用性を捨てて特定の作業用に決まりきった作業をする場合、簡単なプログラミングをするだけで作業は格段に効率化することができるでしょう。
ただ複雑になればなるほど自前のプログラミングでは対応しきれなくなるはずです。
単純な計算であればツールやプログラムを作れば済みますが、いくつかのプロセスが絡み合った作業となると少し難しくなってきます。
例えば「データを受け取って加工し特定のサーバーにアップロード」するプログラムを作ろうとすると少し複雑になるのです。
また加工方法やアップロードするサーバーが変更されると対応に追われることになるでしょう。
そのプログラムに依存してしまったら機能が増えすぎていつの間にか使い辛いツールになってしまうかもしれません。
そうした問題をRPAツールは解決してくれます。
RPAツールは正にプロセスを自動化するロボットなので、いくつかのプロセスが混ざったとしても問題無いのです。
マウスとキーボード操作準拠の強さ
RPAツールは複雑なプログラミングとは全く異なる視点から自動化を目指していくものです。
プログラムの世界ではマウスの座標を取るだけでも事前の準備や後処理が必要で記述も難解になりがちとなります。
ですがRPAツールは見たまんまで設定をしていくことができるので直感的に操作できるのです。
例えば「指定のウィンドウにIDとパスワードを入力する」という作業を行う場合、プログラミングではまず指定のウィンドウを特定しなければいけません。
さらにIDやパスワードに変更があった場合、再度作り直してコンパイルする必要があります。
ですがRPAツールでは画面に表示されたウィンドウにIDとパスワードを入力するよう記憶させればそれで済むのです。
そのため、複数のウィンドウにまたがる操作や各種ソフトウェアを起動して作業をしていっても問題なく設定していくことができます。
最早こうなるとプログラミングや各種ツールを別個に操作するよりも格段に簡単に自動化できるといえるでしょう。
マウスとキーボードの入力から直感的に設定できるというのはかなり大きな強みなのです。
PCに慣れていない方でも大丈夫
PC作業の自動化というとそれこそプログラミングのスキルが必要に思われるかもしれません。
ですがRPAツールの設定をする場合はそのような知識は不要で、誰でもが使えるようになっています。
そのためむしろIT業界以外の業種にこそ導入する価値があるといえるかもしれません。
共通して誰でもが便利に使えるツール
RPAツールは特に社員同士で共通して用いると良いツールといえます。
個別に自分の使いやすいツールを使っていると作業手順や効率にバラつきがでてしまい全体的な業務の効率化を阻害する原因にもなりますが、ある程度の規模の社員が同じRPAツールを同じ設定で使えばそうした問題は発生しないはずです。
最も効率の良い設定をみつけることができればそれを社内で共有してみましょう。
そうすれば業務は平均的で高度に効率化され、目覚しい効果を発揮するはずです。
また設定自体も簡単なので専属のエンジニアを必要としない点も魅力的といえます。
IT技術に精通していなくても十分に扱うことができるので高いポテンシャルを秘めたツールといえるでしょう。
自動化可能か検討してみよう
RPAツールは便利な道具ではありますが、万能という訳ではありません。
特に各社が提供しているRPAツールにはたくさんの機能が盛り込まれているため試してみたくなるかもしれませんが、その結果不完全な自動化が行われる可能性はあります。
あまり複雑過ぎる操作を託すことには慎重になることが肝要です。
結局仕事をするのは人であり、設定するのも人です。
便利だからといって過信せず、あくまでも道具として使いこなしていきましょう。
まとめ
RPAの正体についてみてきました。
それは一言でいうなら「誰にでも扱える自動化ツール」となるでしょう。
適用範囲が広く扱いやすく、広範な領域に適用できる自動化ツールがRPAツールなのです。
RPAといわれると難しそうなイメージをもつかもしれませんが、一度触れてみるとどのようなものかが分かります。
まずは何かしら試してみて、それが扱えそうなら社内に適用してみると良いでしょう。