RPAを導入するときに考えておきたいリスクとその対処法をチェック！
RPA（Robotic Process Automation）は上手に使えば大変便利なものです。
ただしそれは上手く運用できた場合であり、失敗すればトラブルの種ともなってしまいます。
使い方を間違えれば予想していなかった事態に巻き込まれる恐れもあり、無駄なコストがかかる可能性もあるのです。
そこで今回はRPAを導入することで考えられる問題と、その対処法についてチェックしていきましょう。
効果が高いからこそ設定は大事
RPAは設定したとおりにパソコン上で作業を自動で行ってくれるソフトウェアです。
例えば手動でのデータ作成の手順を記録すれば、それの手順をRPA上で再生するだけで同じようにデータを作成してくれます。
この時点で気をつけておきたいのは設定内容です。
RPAでは再生を続ける限り大量の処理をこなすことができます。
それこそ100件から1000件、ときには数万件のデータを処理することになるかもしれません。
そんなときにもし処理に何かしらの間違いが紛れ込んでいたら、それは致命的なミスとなります。
ミスは作成したデータの数だけ存在することになるので修正作業は大変なものになるでしょう。
ただそのミスを修正するための設定をすることができれば、再度RPAに修正作業を任せることは可能です。
もちろんそれは修正処理自体にミスが含まれる可能性もはらんでいます。
入念な設定のチェックは必須
RPAを動かす前に、まず設定内容をしっかりとチェックしなければいけません。
人間の目で入念に調べ、RPAが作る成果物が正しいかどうか判断するのです。
こうしたヒューマンエラーを防ぐには複数人での確認が望ましいといえます。
特に成果物が複雑になればなるほどミスを見逃す可能性は高くなるので、チェック体制を作ると良いかもしれません。
一度稼動すれば大量の処理を行うわけですから慎重に慎重を重ねても足りないぐらいです。
RPAは定型的な処理を人間よりも効率よく、かつミスを発生させずにこなすことができるため業務の効率化に役立ちます。
そのため業務にかかるコストを抑えることができるのですが、そのコストはいくらかチェック体制に回すと良いでしょう。
成果物の合否はRPAにはできない人間の仕事です。
むしろチェック体制の構築はRPAを運用する上で大前提となる要素ともいえるかもしれません。
設定を作るのは担当者が望ましい
RPAは盛んに非エンジニアでも扱えるツールだといわれていますが、それはいわゆる「野良ロボット」が生まれる危険性を示唆しています。
野良ロボットとは特に認可を受けずに作られるRPAの設定を指す言葉です。
そして野良ロボットの怖いところは影響の度合いが分からないという点。
例えば勤怠管理システムへの入力が面倒だと思う社員がいるとします。
そこにRPAを導入すればその社員は勤怠管理をRPAに任せようと思い、勤怠管理を行う野良ロボットを作るかもしれません。
そうなると最早勤怠管理システムは意味を為さなくなってしまいます。
もしその野良ロボットを他の社員が使うようになれば、勤怠管理システムだけが稼動して社員が会社に居ないという状況が生まれる可能性だってなくはないのです。
他にも野良ロボットが作れる環境を放置することで様々な問題が噴出するでしょう。
十分な検証をされていない野良ロボットはミスが入り込みやすく、成果物の修正作業に追われることになるかもしれません。
やはり設定内容の作成は限られた人物が行うべきです。
RPAの担当をする社員が設定を作り、複数人による入念なチェックができる体制を構築することができれば安全なRPAの運用環境を作る事ができるでしょう。
ベンダーに任せることの是非
現在、RPAの導入や設定を行うことを仕事にしているベンダーも存在するようになりました。
RPAのイメージがつかめない会社や導入に不安を感じている会社にとってはありがたい存在といえるでしょう。
ただベンダーにRPAの全てを任せることは危険なことでもあります。
もし業務全体からみてRPAへの依存度が高くなった場合、最早そのベンダーと離れることはできなくなるでしょう。
そのとき、ベンダーが何らかの理由によりRPA分野から撤退したり業務縮小、あるいは倒産となった場合、業務は非常に不安定な状況となってしまいます。
誰も触ることのできないRPAを稼動し続けなければいけないというのは怖いものです。
そのため、最初はベンダーの手を借りたとしても社内にRPAの担当者を据えて育てる方法がベターといえるでしょう。
社内の業務はやはり社内の人材で回していくのが良い形なのです。
規約を策定し設定を作ろう
RPA担当者を据えてきちんと体制を確立し、上手く運用していれば安泰かというとそうでもありません。
重要な「担当者の引き継ぎ」についても考える必要があります。
RPAはとても自由なソフトウェアなので、色々な方法で設定を作成することができます。
自分の操作を実際にやってみて記録させることもできれば、コードによって作成したり改良することだってできるのです。
またはそれらの方法を併せて設定を作るケースも多いでしょう。
そのため「担当者独自の設定方法」が生まれる危険性があります。
もし担当者が自分のみが分かれば良い、というスタイルで設定を作っていた場合、他の人から見ても理解がしにくいかもしれません。
そうなると引き継ぎの際に手間取るはずです。
その設定方法が最適ではない可能性もありますし、可読性がなければ後任の社員が改良しようにも手を加えることができません。
もしこうした状況が続いて引継ぎが行われていけば「よく分からないけど絶対にいじってはいけない設定」などが出てくるでしょう。
そうなれば業務内容に合わせて設定を変更することができなくなり業務が成り立たなくなるかもしれません。
このような事態を招かないためには担当者が一定の規約を策定し、それを守って設定を作っていく必要があります。
また設定内容の可読性についても十分に考慮するべきです。
初めて設定内容を見た人でも把握できるような作り方をしなければなりません。
既に起こっている現象
プログラムの領域ではこれと似たような現象が既に起こっています。
誰が書いたか分からないコードを読み、どのような処理を行っているのか分からないコードを保守しなければならないケースが実際にあるのです。
そうした問題もきちんと規約を守りコーディングをし、引継ぎがしっかりとなされていたら防げたはず。
RPAでもこのような状況になる可能性は十分にあるので気をつけなければいけません。
体制を作れば大丈夫
RPAには色んな危険が含まれていますが、それはきちんとした体制を作ることで避けることができるものです。
担当者を定めて育て上げ、チェック体制を作り、設定の作成にまつわる規約の作成と可読性への配慮をすれば安全にRPAを使っていけるでしょう。
逆に言えばこうした体制が整っていないと失敗をする可能性は高くなります。
使っていく内に整えていくのもアリ
といっても実際にRPAを扱わなければどのような問題が起こるかは実感しにくいもの。
とりあえず局所的な業務に適用させる形で実証実験をしてみるのも良いかもしれません。
そこで得られた知見を元にして段々と体制を作り上げ、適用する領域を拡大していくのです。
まとめ
RPAを導入することで考えられる問題とその対処法についてみてきました。
RPAは便利な道具ではあるのですが、運用方法を間違えると業務を滞らせる原因にもなってしまいます。
きちんと担当者を決めてノウハウを集積しつつ体制を作り上げていきましょう。
上手く運用することができれば激的に業務の効率化を果たすことができるはずです。
まずは適用範囲を限定して導入してみて下さい。