RPAとはいったいなんなのか？初歩だけでなく導入の課題になりがちな点も解説
RPAは業務改善や効率化のためのキーワードとしてビジネス分野で広く使われるようになっています。
劇的な人員削減や効率化に貢献した事例は多く、人材不足が懸念される分野での有効活用が進んでいます。
一方で実際に効果が得られるのかを疑問視する経営者がいるのもポイントで、同じ社内でも温度差が生じる場合もあります。
どのようなメリットがあるのか、また、どのようなことが課題になりがちなのかを知ることが、RPA導入の鍵になってくるのです。
RPAは業務改善の省労力化で注目の技術
RPAは（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略称で、ホワイトカラーの業務を効率化し、より高度な業務に集中するための環境を提供してくれる技術です。
具体的にはAIや機械学習の補助を受けながら自動化できる部分をロボット（プログラム）に任せ、人の手が必要な部分を作業することで効率化をはかります。
人間が作業をすると入力ミスなどからさまざまな齟齬が生じることや、集中力などの低下から効率が下がることがあります。
しかし、プログラムにその仕事を任せてしまえば齟齬が起きる可能性を大幅に減らし、大量に短期間で処理ができるようになるのがメリットです。
書類の処理でも複数のデータが連動していれば、いちいちコピーなどをしなくても申請が通るようにするなど合理化も可能になるのです。
人をふやすのではなく同じ人数でも効率的な作業ができる補助システムとして、RPAを導入する企業などが増えているのです。
基幹システムの抜本改修とは違うのがポイントになる
RPAの特徴になるのは業務の基幹システムの抜本改修とは異なる点です。
RPAはさまざまなシステムにあわせて導入開発され、より利便性を高める仕組みになります。
そのため、基幹システムの開発ほど費用がかからない場合や、業務をとめずに一部に試験的に導入しながら効果を測定するといった検証が行いやすいのです。
書類のチェックミスを防ぐためのオートメーション化や、データをアップロードした状態で過去のデータとつき合わせて問題がないかチェックするシステムなどもRPAで実現が可能です。
システムの穴を補うといった使い方も可能で、柔軟な運用が可能なのも魅力の一つになっているのです。
人材不足を補うためのRPAという考え方も
RPAは業務の効率化に貢献するだけでなく、人材不足を補うためにも重要といわれています。
さまざまな業務がある中で、単純に近いチェック作業など外注をしてコストを下げることや、より人件費が安いパートタイマーなどに任せることは珍しくなくなっています。
しかし、人材不足で外注費用自体が高騰しがちなケースがあるだけでなく、ミスが増えやすい原因になるという現実もあります。
そのため、ミスの少ないシステムで処理を行い、収益性の高い人材で業務をまわしていくことも大切になっているのです。
RPAはしっかりとした基盤さえ作ってしまえば外注費用の削減や、業務の効率化による事務的な作業時間の負担軽減に役立ちます。
労働環境が良くないと判断して抜けてしまう人材もいるからこそ、ストレスがかからない環境を整えて優秀な人材を囲い込むことも大切なのです。
RPAにどこまで任せるかも重要なポイントに
RPAと一言で言っても、どの程度の処理ができるかは導入の仕方によって大きな違いが出ます。
AIを利用して常に学習を行い、より誤りのない仕組みを構築していく高度なRPAもあれば、事前にプログラムされたものだけをこなす単純なRPAも存在します。
高度なRPAほど導入コストがかかってしまうため、経営規模や業務内容にあわせて適切な金額のシステムを構築する必要があるのです。
また、導入後にすぐに効率化をはかれるわけではなく、人材がなれるまでに時間がかかるケースもあります。
どの程度の期間でコストを回収できるかはしっかりと考えておく必要があるのです。
RPAを導入する場合はどこに頼むかも重要になってくる
RPAは単純に導入しようと思って導入できるものではなく、業種やどの部分に導入をしたいかによって内容が大きく変わってきます。
自社開発できるほどの開発部門を持った企業は稀で、多くの場合はRPA開発の実績がある会社に外注することになります。
どの程度の期間で開発を目指すのか、どの程度の規模のものを導入するのかでも費用は大きく変わるのもポイントです。
パッケージに近い形式で低価格で導入できるものもありますが、実際にどの程度のコストがかかるかは見積もりをしてもらった方が早いのです。
依頼する企業の開発力によってもどの程度対応が可能かは変わるため、まずはコンサルを受けるといった方法も一般的になっています。
RPA大手はカタログなども用意している
RPAといっても、実際にどのように導入すればいいのか、どの程度費用がかかるのかわからないという人も多いはずです。
RPA大手は経営者やシステム担当者向けにカタログやパンフレットなども作成していて、検討の材料にするための工夫を行っています。
どれだけ有用であっても有用性を説明できなければ導入に踏み切れず、効果があるかどうかという興味がわかなければ導入の検討段階にも入らないためです。
実際の事例などを含めた解説があるものも存在するため、まずは知識を深めるために利用してみるのも方法です。
RPAは事例なども含めてチェックすることが重要になる
RPAについて知りたいと思った場合は、事例をチェックするのが一番わかりやすくなります。
たとえば、RPA導入によってどれだけの作業時間を短縮し、ミスの発生率が減ったかは非常に判りやすいポイントになります。
時間の短縮はそれだけ人件費を削減できたことになり、ミスの発生率が減ればミスによって生じるトラブルも減らすことができるからです。
極端な例であれば、ベテラン10人が行っていた作業が、新人1人で作業が可能になったという例もあります。
自動処理できる作業が多い場合は、システムを使いこなすための学習時間も少なく済みます。
システムの改修では難しかったことも、システム上で走らせるRPAの導入で簡単に実現可能なこともあるのです。
さまざまは業種の事例を集めた事例集も存在するため、RPAテクノロジーズなど大手を中心にチェックしてみるのはおすすめです。
RPAをさらに効率的に生かすためには
RPAをさらに効率的に生かすためには、依頼するだけでなく技術的なリテラシーを高めることも重要になります。
専門の開発部署を作る体力がある企業ばかりではなくても、どのような改善が可能か、より便利にできないかを考えることは大切だからです。
チェック機能がなく、丸投げになってしまえばより現場に即したシステムの導入は難しくなります。
社内でも新しいシステムを取り入れるための勉強会を開くなど、積極的に学ぶ姿勢が重要になるのです。
意外と障害になりがちなのが、必要な機能のヒアリングであることもポイントになってきます。
これは新しい技術を導入しようとすると、現場に負担がかかると考える人も多いからです。
通常業務に追加するような形でヒアリングを行おうとして、反発を招いて効率化が難しくなるケースもあります。
RPAの導入が現場にいかにプラスになるのか理解してもらうだけでなく、負担をかけすぎないことも大切なのです。
導入見送りになればただ聞かれただけで現場が損をした気分になるケースもあるため、効率化が現場の役に立つこと、配慮をすることはセットになっているのです。
まとめ
RPA導入によって効率化できる業務は多く、それによって優秀な人材の確保や収益性の向上などが見込めることもあります。
初期導入コストだけでまくどの程度の業務改善ができるのか、人件費などを回収できるかチェックすることは非常に重要な部分です。
また、現場の意見を聞きつつ衝突をおこさないように改善点を探っていくことも大切です。
社内の協力を得られて初めて効率化が可能になるため、情報を共有提示し、より利益を追及できる姿勢を作っていくことが重要になっていきます。
長い目で見ることで、コストが十分に回収できることは珍しく無いのです。