将来的に仕事の効率化に役立つRPA、導入によるメリットとデメリットとは
少子高齢化や仕事や生活環境の多様化によってさまざまな分野において人手不足が問題になっています。
中には人手不足が原因で倒産する会社もあるほどです。
その中で最先端技術など活用した人手不足対策の研究が進んでおり、ロボティック・プロセス・オートメーション通称RPAもその一つです。
今回はそのRPAを導入することによる仕事へ与える影響を紹介していきます。
RPAとは
RPAを導入することによる仕事に与える影響について紹介する前に、RPAとはどういったものかをしっかりと理解しておく必要があります。
そもそもRPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションをアルファベットにした時の頭文字で、人工知能や機械学習などの分野の技術を活用した事務作業などの定型作業の効率化や自動化を行っていく取り組みのことをさす言葉です。
人材不足が問題になっている日本において今後発展することが期待されており、精度の向上と共に簡単な作業をRPAへ乗り換えられていくと考えられています。
RPAの現状
RPAはアメリカを中心に開発されている技術で、人手不足が懸念されている日本でも続々と開発などに参入する企業が増えてきています。
しかし、RPAはまだまだ発展途上中の技術であり、課題も多くあります。
一番の大きな課題は手書きの文字を解読して判断するということです。
RPAが活躍するような日本の会社の部署では領収書や請求書などの手書きの書類を多く取り扱っています。
それらの手書き書類はひらがな、かたかな、漢字、アルファベットとたくさんの種類の文字が使われているため現在の技術では完璧には文字の解読ができていない状況です。
そのため、日本の企業で導入するにあたってはすべての文字の解読を高精度でできるようになる必要があります。
RPAを導入するメリット
まだまだ発展途上のRPAですが、RPAを導入して業務をシステムに任せることによって得られるメリットは3つあります。
人員の削減
RPAを導入するメリット一つ目は、人員の削減を行うことができるということです。
RPAは24時間365日常に稼働して単純な事務作業を処理していくため、今まで同じような仕事していた人は正しく処理が行われているか確認する人員以外は必要なくなります。
そのため単純な事務作業を行っていた人を別の人手の足りない部署に回すということもできるようになります。
ヒューマンエラーを減らせる
RPAを導入するメリット二つ目は、不正や計算間違いなどのヒューマンエラーを少なくできるということです。
RPAを事務作業などの業務に一度導入したらメンテナンスと最終的な確認を行う以外は作業をシステムにずっと任せていくことになり、人間が直接作業をすることが少なくなるため、不正行為や計算ミズといったヒューマンエラーが起こりにくくなります。
コストの削減
RPAの導入はコスト削減にもつながります。
今まで人間が行ってきた一部の業務をRPAが代わりに業務を行うことになるため、今までその業務に携わってきた人員を削減できその結果人件費を削ることができます。
導入にかかる費用や定期的なメンテナンスを行っていく費用はかかりますが、人を雇って同じ業務を行ったときのコストと比べたら断然安く済みます。
RPAを導入するデメリット
RPAを導入することによって業務の効率化といったメリットがある一方、導入することによるデメリットな部分もあります。
続いては、RPAを導入する際のデメリットを紹介していきます。
不正利用による情報漏洩
RPAを導入することによって考えられるデメリット一つ目は、不正に利用されることによって情報が漏洩する可能性もあるということです。
RPAはさまざまなシステムと連携してさまざまな業務の勝利を行っていきます。
そのため、連携しているシステムやRPAそのものが外部や内部の人間の手によって不正利用が行われると社外に漏れてはいけないような情報が外部に漏れてしまう可能性が高くなります。
RPAを導入する際はしっかりとセキュリティで不正利用されないような工夫を行うことが大切になってきます。
システム障害が起こると業務が滞る
RPAを導入することによって単純だけど大変な事務作業から解放されますが、システム障害などが起こると業務が滞る恐れがあります。
RPAを動かすには電気が必要で、停電が起きてしまうとシステムを動かすことができなくなってしまうため、RPAを使った作業が滞ってしまいます。
RPAを利用するときはシステム障害や停電などが起こってRPAを使えなくなっても大丈夫なようにしっかりとリスクマネジメントを行っておくことが大切になってきます。
他のシステムと連携がうまくできないと誤作動の原因に
RPAはさまざまなアプリケーションと連動しながら業務の自動化を行っていくため非常に便利ですが、他のアプリケーションとうまく連携が取れないと誤作動の原因に繋がり、最悪の場合はRPAそのものが使用ができなくなり業務が滞る可能性もあります。
あらゆる事態を想定してRPA運用のマニュアルを作ってしっかりとリスクマネジメントを行っていくことが重要です。
RPAを導入するときに気を付けたいポイント
単純で定期的に行うような業務を自動化するツールRPAですが、導入することによって会社全体にとって良いことが多いです。
しかし、ここまで紹介してきたように導入するデメリットもいくつかあります。
RPAを導入するにあたってどのようなポイントに気を付けて利用していくといいのでしょうか。
RPAの導入の必要性をしっかりと検討する
RPAを社内に導入するにあたって、まずは社内で導入する必要性についてしっかりと検討することが必要です。
RPAは定期的に行っていくような事務作業を自動化していくシステムですが、導入にあたってどこまで業務をRPAに任せるかや導入による費用対効果などをしっかりと社内で議論して導入を決めることが大切です。
導入までのプロセスをしっかりと決定する
RPAの導入が決まったら導入して運用開始までのプロセスをしっかりと決めておくことも大切です。
新しいシステムを導入すると最初はさまざまなトラブルがよく起こります。
トラブルを減らしながらシステムを運用していくためにもしっかりと導入までの流れを決め、運用を始めるまでに余裕を持ったスケジュールを組んで準備を進めていきましょう。
導入にあたっての運用ルールをしっかりと策定する
RPAを導入して運用を始めるまでのスケジュールが決まったら運用していくためのルールをしっかりと定めることが大切です。
RPAは社内のさまざまなシステムやアプリケーションと連動しながらさまざまな業務を自動的に処理していきます。
そのためネットワークを通じて外部から攻撃を受けると社内の情報が漏洩してしまう恐れがあります。
また、内部の人間が不正な利用をすることによっても社内の情報が漏れることもあるためしっかりと運用にあたってのルールを決めておくことをおすすめします。
まとめ
今回は人工知能などを活用した自動化システムの一つ、RPAを紹介してきました。
RPAとは事務職などの作業の効率化や自動化を行っていく取り組みで、プログラミング技術のない人でも扱いやすいのが特徴です。
今後さらなる技術の発展とともに事務作業の効率化と自動化が進み、人手不足の問題解決の糸口になることが期待されます。
うまくRPAを活用して仕事を効率的に行っていきましょう。