面倒な作業はRPAにお任せ！仕事を格段に楽にできるポテンシャルを秘めたツール！
大量のデータを使う事務作業と言うのは疲れるものです。
反復して同じような操作を延々と繰り返すというのは必要な仕事だと分かっていても疲労感が強い作業といえるでしょう。
そんな反復作業をどうにか自動でできないか、と思ったときに注目したいのがRPAです。
RPAを利用すればもしかしたら現在悩んでいる煩雑な作業を解決できるかもしれません。
さっそくその内容についてみていきましょう。
データと人力の相性
私達の世界には様々な大量のデータが存在し、それらを活用する仕事もたくさんあります。
サービスに登録されているユーザー情報、ECサイトの商品情報、それから不動産や株価なども多種多様でかつたくさんのデータを使っているものです。
ただ、そうしたデータを人力で扱うには限界があります。
例えば商品情報をECサイトに登録していく場合、商品の名前、詳細情報、価格、在庫数などはもちろん、時には発売日や製品の性能について記述しなければならないでしょう。
予め商品情報をリスト化していたとしても、それをコピー＆ペーストしていくだけでも他の入力欄も埋めたり処理を待機する時間がかかるため数分はかかるはずです。
そうした商品の登録作業を何十件、何百件、場合によっては数千件も行わなければならないとなると明らかに人力では限界があるといえるでしょう。
ですが自動化するには色々な問題が含まれているのです。
複数の手順を行う必要性
先述した例の商品登録について考えてみると、その手順は複雑で様々なことを行わなければいけません。
まずWebサイトを利用するタイプの場合、そのサイトを表示しなければいけません。
それからIDとパスワードを入力し、ログイン後に商品を1つ1つ登録していきます。
商品の登録には各種情報を入力していき、商品画像も選ぶ必要があるでしょう。
そして登録処理が1つ済めば次の登録処理に移ります。
これらの手順を全てプログラムにより達成しようとするとかなり難しくなってきます。
まずWebブラウザの表示と表示されたかどうかの確認、次にログイン用のフォームにIDとパスワードをそれぞれ入力。
その後、ログインできたことを確認してから商品登録フォームに各項目を入れていくという流れになります。
1つ1つの機能を検証しつつ、総合的な動作を確認して始めて実用化できる形です。
またプログラミングを自分で書くのであればまだしも、他の人が書いている場合、動作を変更するにはその人の手を借りなければいけません。
いわばそのプログラミングに習熟していない限り、プログラムの中身はブラックボックス化しているということができるのです。
利用者としてはこの状況は不便なものといえるでしょう。
ちょっとした入力項目の変更をするにもプログラムの改修が必要になり、場合によっては費用も発生することになるはずです。
ではどうすれば良いのかというと、それこそRPAを使えば良いのです。
初心者でも扱いやすいツール
RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、日本語では「ロボットによるプロセスの自動化」となります。
少し難しそうに感じるかもしれませんが「プロセスの自動化ツール」と考えておいて大丈夫です。
先の商品登録の例で考えてみましょう。
商品登録には様々な手順が存在すると述べましたが、この手順は英語で「プロセス」呼び、正にRPAはプロセスの自動化を目的として開発されているツールとなります。
上手く設定することさえできれば、Webサイトの表示やログイン、商品情報の登録に商品画像の登録まで全てを自動で行ってくれるでしょう。
そして大きな特徴として「初心者でも扱いやすい」という点を挙げることができます。
自動化というとプログラミングやスクリプト、マクロなどといった難しい世界の話と思われるかもしれませんが決してそんなことはありません。
RPAはグラフィカルなインターフェイスを備えているため直感的に操作がしやすく、特にプログラミングの素養が無くても問題なく扱うことができるはずです。
もちろん設定は自分で行えるのでブラックボックスではなく、自分で随時設定を変更することもできます。
自分の道具として使いこなせる
RPAは手に入れさえすれば他の人が介入することなく自分だけの道具として使うことができます。
プログラマーを間に挟む事なくプロセスの自動化を目指すことができるので、スムーズに設定を進めていくことができるでしょう。
何事においても人が関わると時間と費用、時にはトラブルも発生するため自分だけで作業を完結できるというのは大きなメリットといえます。
なおRPAは様々な企業が開発しており、厳密に共通したインターフェイスとはなっていません。
そのため操作方法はRPAごとに異なる形となっています。
ですがある程度は共通している部分もあるため、1つのRPAに習熟することができれば他のRPAの操作を習得する時間も短くて済むでしょう。
先述したように扱い自体は簡単ですし、プロセスを自動化できればデータが多ければ多いほど作業時間を短くすることができるはずです。
自分の道具として扱い方をマスターする価値は十分にあります。
使うデータは自前で用意する必要あり
RPAでは商品登録などのプロセスの塊を自動化することができますが、使うデータ自体は自分で収集しなければいけません。
Web上から自動で収集してくれるわけではないのでその点は注意しておきましょう。
ユーザーデータや商品情報などが存在していても、それが乱雑なデータであった場合はRPAを使用することは難しくなります。
RPAは設定はもちろんのこと、事前にフォーマットに従って整理されたデータを必要とします。
例えばユーザーデータであれば「氏名・住所・電話番号・会員番号」とデータの種類ごとに整列してあることが理想的です。
もし氏名の欄に住所が入力されていたり、会員番号の欄に電話番号が入力されているようなデータがあったとしたら、まずはそれを整理することから始めましょう。
それから画像を使う場合はリネーム作業やディレクトリ管理を行っておく必要があります。
同じディレクトリに全ての商品画像を入れて連番で管理するのも良いかもしれませんし、商品ごとにディレクトリに乱数で名前をつけるのも良いでしょう。
この辺りは色々な方法があるので自分で最適な方法を探ってみるのが良いかもしれません。
事前の準備が快適さを左右する
きっちりとしたデータを揃えることができればRPAは真価を発揮してくれます。
そのデータを同じように繰り返し処理していけば良いわけですから、RPAのために最適化されたデータともいえるかもしれません。
RPAを導入したからといって即座に効率が良くなるわけではなく、事前に整理されたデータを用意しなければならない点には注意しておきましょう。
まずは単純なものから練習
扱いやすいツールとはいえ、いくらか操作が必要な事には変わりません。
それに始めて触れるものなのですからまずは単純な設定を組んで練習するようにしましょう。
RPAを導入すれば一気にすべての問題が解決するというよりは、RPAを導入してからがスタートラインなのです。
1つ1つ学んでいけばすぐ応用できる
何事も1歩ずつ学ぶことが大切ですが、RPAを扱うハードルは決して高いものではありません。
基本的な扱いさえ覚えれば直ぐに応用することができるようになるので、身構える必要もないでしょう。
自分の仕事がより楽になる未来を想像して楽しみながら操作方法を学んでいくことをおすすめします。
まとめ
RPAの内容についてみてきました。
このツールは複雑なプロセスを含む作業を自動化することができるという非常に便利なものとなっています。
大量のデータを扱う作業に煩わしさを感じている場合は導入を検討してみると良いでしょう。
事前に整理されたデータを用意することができればよりスムーズにRPAを使いこなしていけるはずです。
しっかりと設定をすることができれば今よりも快適に仕事を進めることができるかもしれません。