RPAの運用はデメリットを認識してこそ！上手く使いこなす方法をチェック！
RPA（Robotic Process Automation）は業務プロセスの自動化を目的とするツールです。
そのため導入すれば直ぐにでも業務が効率化できそうに思えるかもしれません。
ですがそれは上手くいった場合であって、RPAにはきちんとリスキーな面も存在します。
今回はそういったRPAのデメリットを確認しつつ、それをいかに改善していくかをみていきましょう。
具体的な機能を知る必要性
RPAを「業務を効率化できるツール」ですが、そのイメージだけを捉えるだけでは扱うことは難しくなるでしょう。
業務には様々なものがあり、RPAができることにも限度があります。
また性質上、創造的な作業はほぼ不可能と考えて良いでしょう。
RPAは人間が設定した通りに一定のサイクルの作業をこなすソフトウェアロボットです。
例えばオンラインショッピングサイトに商品を登録する場合を考えてみましょう。
このとき、作業としては「サイトへのログイン・フォームへの入力・商品画像のアップロード・商品登録」といったものが考えられます。
そしてこうした作業は一定のサイクルで行われ、かつ例外的なプロセスが挟み込まれない限りRPAに任せることができるはずです。
RPAの設定方法は基本的には「操作の録画」によって行われます。
設定者がまずRPAを録画状態にし、そこから手動で行うべき操作を行い、最後に録画を終了すれば設定は完了です。
録画した操作を再生すれば同じ操作がRPAによって行われるようになります。
このように、RPAの機能について知れば「一定のサイクルによる作業を効率化できる」ということがわかります。
反対に、個別の特殊な作業については不得意ということも明確になるのです。
単に「業務を効率化できるツール」というイメージで導入するのではなく、RPAの得意・不得意なものについて認識しておきましょう。
特殊な操作は避けるべき
例えば資料を作成する際に手書きの文字をデジタル化する必要があるとします。
このときRPAを利用すると、別途OCR（Optical Character Recognition：光学文字認識）というシステムを導入しなければならず、そうなるとコストは跳ね上がるはずです。
1つの業務の効率化を果たすためのコストにしては大きな対価となるでしょう。
また作る資料ごとに備考を書かなければならない場合も無理矢理RPAを使うとおかしなことになるはずです。
自動文章作成ソフトにはそこまでの精度は期待できないので、結局人の手に頼ることになるでしょう。
むしろリライト分のコストが発生してしまいます。
このように、RPAは特殊な操作が苦手です。
最初からOCRを組み込んでシステムを作るならまだしも、そうでないならサイクルのある作業だけに適用した方が良いでしょう。
何にでもRPAを適用できると考えず、きちんと適用すべき作業を見極めることが大切です。
ヒアリングは非常に重要
RPAは様々な業務を効率化できる可能性を秘めたツールです。
そのため、RPAを扱える権限の方は各部署で適用できそうな業務を探すことになりますが、このときにしっかりヒアリングを行う必要があります。
もしヒアリングできなければ失敗してしまうかもしれません。
企業といっても部署ごとにやっていることはバラバラで、規模が大きくなるほどその傾向は顕著なものになっていきます。
突然他の部署に回されたら何をすれば良いのか全く分からない状況に追い込まれるでしょう。
つまるところ、現場のことは現場にしか分からず、他部署からは他部署の仕事内容は分からないものなのです。
そのため、RPAを各部署の作業に適用する際はヒアリングが非常に重要になります。
もしヒアリングをせず作成した資料を眺めて自動化を決断したなら面倒な事態が待っていてもおかしくはないのです。
もしかしたらその資料を作成するには手書きのデータをデジタル化する必要があるかもしれません。
また資料自体が自動化するほど作成に手間がかかるものではない可能性もあります。
こうした場合、そもそもその作業にはRPAが必要ではなく、むしろRPAを導入すると状況が複雑になってしまうものです。
こうした事態を招かないためにもRPAを導入する際はヒアリングを丁寧に行いましょう。
もしヒアリングが成功すれば良い形で業務の効率化を果たすことができるはずです。
日頃から信頼関係を築いておくと楽
これは会社側の体制についての話にもなるのですが、ヒアリングをしやすい雰囲気を作るには日頃から他部署と協力関係を築くことが大事です。
ミスが許されないような雰囲気だと非協力的な態度がベースになってしまうのでRPAを導入する際に高い壁となってしまうでしょう。
大きな規模になるほど信頼関係を構築することは難しくなるかもしれませんが、何とか協力してもらえるような形にしておきたいところです。
担当者を明確にすること
RPAは単なるツールであり、誰でも扱うことができます。
特に専門的な知識も要らずIT技術に習熟していなくても使いこなすことができるのです。
これはRPAのメリットであると同時にデメリットでもあるので注意しておきましょう。
例えば勤怠管理時に部署内の勤怠を全部行ってしまう設定も作ることができます。
もしその部署内で勤怠管理が面倒という声が高まり、RPAを使いこなすことができる人物が居れば直ぐにでもこうした設定は作られるでしょう。
そうすれば実際には現場に来ていない社員も出勤していることになってしまいます。
悪意が無くても自動化することで結果的に不正が発生してしまうというのは良い状況とは言えません。
また、RPAの機能を良く知らないまま設定を行い実行することで大量の間違った処理が行われるというリスクもあります。
RPAは繰り返し処理を効率的にこなすことができますが、それ故に設定が間違ってしまうと修正するのも面倒になってしまうのです。
この場合はむしろRPAを導入したことで仕事を増やしてしまうわけですから本末転倒といえるでしょう。
このように、RPAの設定を誰もが作れるようになると様々な問題が出てくるかもしれません。
そのため担当者をきちんと決めておくようにしましょう。
担当者だけが設定を書くことができ、誰でもが実行できる、という形が理想的です。
修正作業は迅速に行う必要あり
例えばRPAによって作成していた資料の項目を減らすまたは増やすことが決まった場合、直ぐにでもその設定を修正する必要があります。
もしフォーマットの変更に気付かずRPAを実行してしまうと作るべきでない資料がたくさん作られてしまうはずです。
RPAは適正に使う場合であっても注意が必要です。
作成を自動化している作業にまつわる資料のフォーマットが変更されるときは必ずRPAの修正についても考えておきましょう。
引き継ぎ時の注意
RPA担当者が作成する資料の中身を理解し、RPAの設定をしっかりと作ったとします。
その後、担当者が後任に引き継がれる際にはきちんとその設定内容について説明をしなければなりません。
もしこのときの引継ぎが失敗すれば面倒なことになるでしょう。
一度作った設定は中身を知らなくても誰でも実行することができます。
もし後任の担当者が在籍している間、何のトラブルもなく設定を使い続けていければさらに後任へと担当を引き継ぐことになるはずです。
そして次の担当者から次の担当者へ引き継ぐとき、果たして設定の中身についてその担当者は知っているのかという懸念が出てきます。
もし引き継ぎを繰り返して設定の中身が分からないまま実行し続けていれば、資料のフォーマットが変わったときに一大事となるかもしれません。
誰も設定の中身が分からないという事態になれば業務事態が停止する恐れもあります。
こうした問題が起こらないためにもきちんと担当者の引き継ぎは行っていきましょう。
まずは体制作りから
RPAを導入するにはまず会社の体制を良いものにするところから始めると良いでしょう。
他部署間と協力関係を築き、社員がRPAのできることを把握しており、引き継ぎの方法が明確になっている、といった状況があってこそのツールです。
正しく使えば業務の効率化に果たす影響は大きいので、その準備をする意味も込めて体制作りから始めることをおすすめします。
まとめ
RPAのデメリットから改善方法についてみてきました。
便利なツールではあるのですが、使い方を間違えばむしろ仕事を増やしてしまう可能性も含んでいます。
ですがしっかりと理解すればこれほど便利なツールもありません。
部署同士の協力関係を構築し、RPAへの理解を深めていけば仕事をより効率的なものにすることができるでしょう。