RPAって聞いた事ないけどロボットでオフィスの業務効率が良くする優れものだった
RPAという言葉を聞いた事があるでしょうか？
会社の管理部門に所属している人や経済について興味を持っている人なら知っているかも知れません。
RPAはオフィスの事務仕事を効率よく行うためにロボットを活用する事を目的にしたものを言います。
ロボットによる業務自動化は慢性的な人手不足や生産性の向上にも期待出来ます。
そんなRPAと導入について検討してみてはいかがでしょうか。
RPAとは
RPAは人間が行っていた定型業務を、人工知能や学習機能・判断力などを備えたロボットによって業務を効率化することをいいます。
RPAの適用については手順などが決まった単純作業になりますが、その中でも難易度によってクラスが分かれているのでご紹介します。
クラス1
クラス1はRPAの事であり定型業務の自動化の事で複数のアプリケーションの連携を必要とする単純作業・反復作業などを得意とします。
主に入力業務や検証作業など単純な事務処理や書類管理などが大将となっています。
クラス2
クラス2からは参考程度にご紹介します。
RPAで出来なかった一部非定型業務の自動化を実現するものです。
RPAとAIの技術を使って、自然言語解析や画像解析などの解析業務が行えます。
また、紙媒体によるデータの読み取りや集計作業をシステム化する事を得意としています。
クラス3
クラス3は高度な自律化ＡＩシステムを活用したロボットで、大量のデータをもとに自己学習を行い情報整理や分析だけじゃなく意思決定まで自ら行い自動化するものです。
人間に近い意思決定が可能になると期待されていて、事務業務の1/3が置き換わるのではとも言われています。
RPAメリット
RPAのメリットは単純作業を効率良く自動化する事で生産性を向上出来ることです。
定型の業務をロボットに任せれば、労働時間の短縮にもなるし、空いた人材で他の作業が出来ます。
逆に人材不足の解消やコスト削減、人的ミスや個人従業員のトラブル防止にもなりますので会社にとって有効な方法だと思います。
生産性の向上
長時間かかって作業していた仕事や数人がかりで行なっていた仕事もRPA一台に任せる事が出来ます。
人間が作業するよりも正確で素早く、疲労や集中力の低下も起きないためエラーが少ないのが特徴です。
空いた時間で福利厚生を充実させても良いし、他の業務を行えば新たなビジネスチャンスの可能性があります。
コストの削減
作業効率が上がるため今までかかっていた時間を大幅に短縮する事が可能です。
残業や休日出勤などがあった会社では人件費の減額が見込めますし、将来的にはシステム化にして人員を減らす事も可能です。
RPAの導入費用はかかりますが、人件費や個人判断で購入した物やミスによる余分な費用が無くなります。
人材不足の解消
人手不足の悩みを抱えている会社や部署にはRPAの導入はピッタリだと思います。
将来的にも少子高齢化で人工が減少していくのは明らかですので今のうちから対策を考えておくのも良い案だと思います。
更に導入に関して業務の見直しをすると思うので適材適所の配置を行い少人数でも仕事が出来るように改善も期待できます。
人的ミスの防止
人間は意図的ではなくても間違いをしてしまいます、個人による判断ミスも起こりやすいです。
今は個人情報やリスクマネジメントなどトラブルになり得る要素が多く、決して他人事ではありません。
そんな身近な危険は、RPAを使用すれば回避できます。
決められたルールに従っているので継続的に安全な施策が可能です。
導入のポイント
会社にとって様々なメリットがあるRPAですが、いざ導入するとなると大変な作業と労力が必要です。
導入の目的を明確にして、各部署と連携し事前準備や導入試験なども行う必要があります。
何より各部署のスケジュール管理が難しいですが、地道に確実に進めれば導入後の成果を充分に得る事が出来るので正しく行いましょう。
導入の目的
まずは基本となる導入の目的から明確にしていきましょう。
RPAで何が出来るのか、なぜ導入するのか、何を期待しているのかを役員や全社員に説明出来なければ一歩踏み出す事も出来ません。
かと言って小難しい事を言っても社員は理解を示そうとはしませんのでシンプルかつ分かりやすい目標を掲げるようにしましょう。
業務効率の向上やコスト削減などに加えてオリジナルの特権を考えておくと社員の意欲も湧きやすいと思います。
業務の確認
単純なルーチンワークや定型業務などの洗い出しを組織単位で行なって貰って下さい。
どんな業務か、担当者の人数は何人か、どれだけの時間がかかるのかなどRPAで出来そうで行なってもらいたい業務を洗い出して下さい。
どこまでRPAで対応出来るのか分からない時はとにかくピックアップしておくと良いでしょう。
次のステップで、ここから更に導入するものを選びますので気軽に考えて見て下さい。
自動化したい内容の選定
業務の洗い出しが終わったら導入する業務を選びましょう。
上司や専門家などの意見を取り入れて作業を行う人が便利に使えるようなものを選びましょう。
目に見える効果を出すには個人だけでなく組織や会社全体の効率化を達成出来なければなりません。
何度も話合い検討を重ね時間をかける必要があります。
RPAツールの選定
RPAツールは沢山の会社から出ています、導入したい業務に最も適しているものを選んで見ましょう。
トライアル期間があるものや研修を行なってくれるものまであるので導入後のサポートが充実しているのも選ぶポイントになりますね。
また、事務職やシステム系に弱い人でも簡単に作成し操作出来るものがよいでしょう。
本格的に導入
導入後は希望通りに動作しているか、設定した通りに動いているかチェックして下さい。
作業に問題ない事を確認して管理するのが負担にならないか確認して下さい。
それでも不具合が生じてしまう事があると思いますので、各部署や連携して対応できるようにしておくと良いと思います。
そして一定期間毎に検証を行い、更なる業務の効率化を進めていきましょう。
導入事例
ここでは業務別の導入事例について紹介します。
RPAを導入して仕事を自動化した事により多くのメリットをもたらしてくれます。
経理や総務、人事業務、営業事務などあらゆる事務職の定型業務を代わりにやってくれるので管理するだけで済みます。
自分の会社でも導入出来そうなものがあるか参考にして下さい。
データ分析
データ分析もRPAの得意分野ですので大いに活用したいところです。
過去のデータとの比較や分析、予測など経営から営業部門で今後の方針や目標設定などに活用できます。
アンケートのデータ入力や集計などもスケジュール管理が出来るので締め日を設定して自動化できます。
購買業務
購買部門での注文に関する事務業務をRPAにより自動化する事が出来ます。
商材の情報を集め、メーカーへ発注する、注文報告を担当者に報告する、と言う流れをRPAに行なってもらいます。
人的ミスが無くなり、担当者同士の非効率な連絡に伴う疲労から解放され、無駄な時間がなくなります。
経理業務
経理は事務系の代表ともいえ特におすすめです。
流通部門や営業部門と連携して注文書や請求書、見積書などの一連の流れを自動化できます。
会計システムへの売上や仕入などのデータ処理も含めれば更に効率良く処理を行う事ができます。
入金や出金があった場合も消し込み作業や起票から仕訳までしてもらえれば凄く楽になるでしょう。
人事業務
社員の勤怠管理や個人情報の管理や変更など、正社員だけでなく派遣社員やパート・アルバイトの管理までできます。
個人情報を設定しているので給与計算や通勤費・経費精算をシステム化して管理する事もできます。
情報に間違いがあれば自動的に通知することも出来るので社内規程が守られリスク回避ができます。
まとめ
RPAはオフィスで発生する定型業務を、人工知能などを使用してロボットにさせ生産性を向上させることです。
定型業務の処理問題については、時代が変わっても時間や手間がかかると悩みの種でした。
それを改善できるならば時間や労力、コスト面で大きく利益が出ることが期待できます。
作業から解放され、新しいビジネスチャンスを見つけて会社も自分も大きく飛躍しましょう。