RPAを導入する際のポイントを紹介！注意すべきポイントは多い？
RPAは、オフィス作業を行わせる事ができるので、コストダウンを図る事ができます。
しかし、RPAは注意すべきポイントがあるので、慎重に導入する必要があるのです。
慎重に導入していかなければ、企業に損害が出てしまう恐れがあります。
そこで、これからRPAを導入しようと考えている方のために、導入する際のポイントや注意点などを紹介するので確認してみて下さい。
RPAを導入する際のポイント
RPAを導入する場合には、まずはRPAがどのようなものか把握する事が必要です。
把握しないで、導入したら様々な問題が起きてしまうので、導入する際のポイントをいくつか紹介するので、みていきましょう。
RPAに任せる業務を決定
日本国内では、RPAを導入すればコストダウンを図る事ができて、少子高齢化の時代にも対応できると言われています。
その言葉は全て間違っているとは言いませんが、全ての企業がコストダウンを図れる訳ではありません。
実際に、RPAはオフィス作業を行う事はできますが、工場で製品を製造するような作業は行えません。
そのため、自社で、RPAを行なってコストダウンを図る事ができるのか、把握してから導入したほうが良いです。
RPAのメリットを活用
オフィス作業が多い場合でも、RPAのメリットを活かせない場合もあります。
そのメリットとは、何回も同じようなオフィス作業を行う事です。
何回も作業の内容が変わってしまうのは、RPAは行う事が難しいのです。
RPAに同じような内容を続けるオフィス作業を任せる事ができたら、人間のように単純ミスを犯す事がないので、確認作業をする必要もありません。
実際に、社員に仕事を任せていたら、思いがけない単純ミスを犯してしまって、企業に損害を与えてしまうケースがあります。
もしも、単純ミスを減らしたい場合には、RPAの導入をおすすめします。
トラブル対策
RPAは、完璧なシステムではないので、導入した後にトラブルが起きてしまう事もあります。
トラブルが起きた場合には、そのトラブルの対策を講じる必要があります。
対策を講じた後に、再びRPAにオフィス作業を任せて、同じようなトラブルが起きないのか確認する事が重要です。
このように、トラブル・トラブル対策・検証などが必要になるので、RPAを導入する前に、トラブル対策の担当者を決めておいたほうが良いです。
担当者がいる状態で、導入すれば、迅速にトラブル対策を講じられますし、損害も最低限に抑える事ができます。
コストパフォーマンス
RPAツールは、様々な種類があって、大企業向けのツールもあれば、中小企業向けのツールもあります。
そのため、RPAツールを導入する場合には、自社に合うツールを見つけてから、導入したほうが良いです。
日本国内では、多くのRPAセミナーが開催されているので、担当者をセミナーに出席させて自社に合うRPAツールが、どのようなものか確認させたほうが良いです。
RPAと社員で仕事を共有するためのポイント
RPAを導入した後は、RPAに任せる仕事と、社員に任せる仕事を振り分ける事も重要です。
仕事の振り分けが上手くいけば、コストダウンを図れるだけではなく、社員にかかる負担も軽減できるので、詳しく解説しましょう。
RPAに任せる仕事
RPAは、社員とは違って人間ではないので、休まないで仕事を続ける事が可能です。
そのため、社員ではカバーしきれないほどの作業量でも、RPAに任せる事が可能です。
単純作業であれば、高速に仕事を行なってくれますし、単純ミスを犯さないので、無駄な時間をかける必要がありません。
そのため、社員が単純ミスを犯している件数が多い仕事を任せてみるのも良いでしょう。
社員は人間関係によってトラブルが起きてしまう事もあるので、人間関係によってトラブルが起きやすい部署で、RPAを導入して、トラブル対策を講じるという方法もあります。
社員に任せる仕事
パソコンを使った作業であれば、多くの仕事をRPAツールに任せる事はできますが、最初のほうは社員がある程度まで操作しておいて、それをRPAツールに覚えさせる方法があります。
この方法の場合には、作業内容が変わってしまえば、同じような事をする必要があるので、手間暇をかけてしまうのです。
そのため、作業内容が変わりやすい仕事は、社員に任せたほうが良いです。
具体的な例としては『どの商品を販売したら売れるのか』とか『どの社員であれば、この仕事を任せられるのか』など考える作業は、RPAにはできないので社員のほうに任せたほうが良いでしょう。
RPAが得意な業務
RPAの導入を考えている経営者や担当者たちのために、RPAが得意とする業務を具体的に説明するので、参考にしてみて下さい。
定期的に行う業務
オフィスの単純作業と聞いても分かりづらいかもしれませんが、具体的に言うと、手順が決められている作業が当てはまります。
例えば、データを入力して、その後にコピーペーストをする作業や、あるデータとあるデータを計算するなどの作業は、RPAが得意とする作業です。
社員でも、最初のうちは間違わないで作業を進められる方は多くいますが、このような単純作業を何回も行っていけば、集中力が散漫になってしまうので、RPAに任せたほうが良いのです。
同じタイミングとデータ
RPAは、同じタイミングで作業を行う事や、同じデータを管理する作業を行う事ができます。
例えば『日次』や『週次』など同じタイミングに行う作業や、同じ『時間帯』に行う作業などに向いたシステムです。
人間であれば、様々な事を考えて生きているので、同じタイミングで仕事を進めていけない場合もありますが、RPAツールはソフトウェアロボットを動かしていく事になるので時間通りに仕事を進められます。
そのため、勤怠管理を任せる事もできるので、今まで社員に任せていた作業を減らす事が可能です。
RPAツールの注意点
RPAツールは、コストダウンを図る事はできますが、注意すべきポイントもあります。
そのポイントを抑えておかなければ、導入した後に混乱する可能性があるので、詳しく解説します。
導入当時の規模
日本企業の多くはRPAツールを導入するようになりましたが、その後に混乱してしまうケースと、混乱しないケースがあります。
なぜ、このような違いが起きてしまうのかと言えば、導入する際には、テストをしながら導入する企業と、あまりテストを行わないで導入する企業があるからです。
テストをする方法は簡単で、まずはRPAに任せるエリアを少なくする方法です。
RPAに任せる作業が少なければ、トラブルが起きた時でも、損害を最小限に抑えられますし、対策を講じやすくなります。
そのため、導入する際には、最初から全ての仕事を任せないで、まずはテストをする事が重要です。
社員への説明
最近では、科学技術の進歩によって、人間の仕事がロボットに奪われるかのような報道が行われています。
そのため、RPAを導入しようとしたら、社員は「自分たちの仕事もなくなっていくのではないか」と不安を感じるかもしれません。
あまり社員たちが混乱しないように、社員にも仕事を残す事を説明した上で、RPAを導入したほうが良いでしょう。
まとめ
RPAツールを導入する場合には、自社に合うツールを選ばなければコストダウンを図る事ができないので、注意する必要があります。
実際に、RPAツールを導入しても、コストダウンを図れなくて、逆にお金をかけてしまったケースもあるのです。
しかし、慎重に導入していけば、コストダウンを図る事は十分に可能なので、RPAは利用価値の高いツールと言えるでしょう。