話題のRPAはオフィス業務をどう変えるのか？ 企業が導入すべき4つのメリット
新しいIT技術の登場によってさまざまな分野で業務変革の波が押し寄せていますが、そうした新技術の1つとしてRPAが挙げられます。
RPAは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語で、オフィスの定型業務をロボットが自動的に処理していくソフトウェアです。
企業がRPAを導入することでオフィスの業務がどのように変わるのか、経営上のメリットにつながる4つの観点から解説します。
RPA導入で人件費の大幅削減が可能
すでに工場の製造現場では産業用ロボットやオートメーションの導入によって、工程の省力化と自動化が実現されています。
同様の概念をオフィスでの事務的な定型業務にまで適用し、与えられた指示通りの作業を自動的に実行させるためのソフトウェアがRPAです。
RPAは表計算ソフトのマクロに似た概念とも言えますが、作業手順を指示するのにプログラミングの知識などは必要ありません。
ユーザーインターフェースも直感的に操作できるよう工夫されており、ドラッグアンドドロップでワークフロープロセスを簡単に追加できるようなRPAも開発されています。
基本的に誰でも扱える点でEXCELのマクロとは異なるため、RPAの操作を一度覚えてしまえばパソコンを使った定型業務の大半をソフトウェアが代行してくれるのです。
従来はそうした定型業務に膨大な人的コストを費やしていた企業でも、RPAを導入すれば大幅な人件費削減につながります。
ロボットの業務スピードは人の倍以上
RPAの実体はソフトウェアですので、産業用ロボットや人型ロボットのような目に見える姿はありませんが、機能の上ではロボットの一種です。
それまで社員が担当していた定型業務をRPAのロボットに代行させれば、単純計算してもその分の人件費が浮くことは容易に想像できます。
RPAの導入にある程度の費用がかかるとしても、多額の給料や社会保障負担が必要な社員を雇用する場合と比較すれば、はるかに低コストで済むものです。
RPAが処理できる定型業務はデータ入力や情報収集作業だけでなく、データのチェック作業やデータ加工など多岐にわたります。
それらの作業はERPなどの基幹システムに限らず、ブラウザやメール・クラウド上のデータなど、さまざまなアプリケーション間で横断的に自動化できます。
人間がそうした作業を手動で行うスピードには限界もありますが、RPAのロボットは定型業務の処理速度が人間の倍以上に達するため、作業効率が大幅に向上する点も大きなメリットです。
作業の人的ミスが減らせる
企業がRPAを導入することで得られる第2のメリットは、定型業務における作業ミスを減らせる点にあります。
人間には間違いが付きものですので、社員が業務をこなしている中ではどうしても作業ミスが避けられません。
定型業務とは言え些細なミスが多方面に大きな悪影響を及ぼす場合も考えられるだけに、そうしたミスは極力減らさなければなりません。
その点でRPAならソフトウェアが事前に設定された定型的な作業を機械的に処理するため、人間と違ってうっかりミスや勘違いによるミスを犯す恐れがありません。
人間による最初の設定や作業手順の指示にさえ誤りがなければ、RPAが自動処理する作業は極めて正確なのです。
RPAなら24時間連続の作業も可能
人間が作業ミスを犯すのは集中力が長く続かないのも一因で、長時間の作業で集中力が途切れてくるとミスも犯しやすくなるものです。
集中力の持続時間には個人差もありますが、長い人でも集中力が続くのは1時間半程度、平均すると1時間も続かないと言われています。
学校の授業などで1時間ごとに休憩時間が設けられているのも、そうした点を考慮した結果なのです。
RPAは人間と違って生身の肉体を持っていないため集中力の持続時間に制約はなく、何時間でも続けて作業できます。
24時間続けて作業させることも可能だけに、RPAを導入すれば社員何人分にも相当する働きをしてくれるのです。
RPAの導入で業務効率の改善にも貢献
RPAを導入するメリットの3つ目は、生産性の向上から業務効率の改善へとつがっていく点です。
中小企業など人員に余裕のない職場では1人の担当者に負担が集中しがちなため、何かと業務効率が低下してしまいます。
高い能力を持っている社員が単純な定型業務に煩わされ、難易度の高い業務に集中できないでいるような人手不足の企業も少なくありません。
そうした事情を抱える企業がRPAを導入すれば有能な社員が定型業務から解放され、生産性の大幅アップが期待できます。
社員の1人1人の生産性が向上すれば時間の無駄も排除され、結果的に業務効率改善が実現されるのです。
社員はロボットにできない複雑な業務に専念
RPAは人員の限られた中小企業よりも先に、先進的な社風を持つ大手企業から導入が開始されました。
RPAを活用している業種も幅広く、金融機関や広告業界から食品メーカー・小売業界まで導入の動きが広がっています。
どの業種に属する企業でも会社を運営していく上では会計や人事などに共通の手続きが必要となることから、事務処理上の膨大な定型業務が発生するのは避けられません。
研究開発や企画・設計・営業・接客など属人性の高い部門の仕事はロボットに委ねるのが難しいため、まだまだ人間の力が必要です。
RPAを導入することで単純な定型業務はロボットに任せ、社員は人間にしかできないクリエイティブな業務や人間性を生かす仕事に専念できるようになります。
人材不足の問題を解決できる可能性
現在の日本は人口減少と少子化が進み、多くの企業では若い人材の確保が困難になりつつあります。
学生の就職活動でもここ数年は売り手市場の傾向が強まり、地方の中小企業を中心に人材不足の悩みが深刻化しているのが現状です。
RPAの技術を使えばそれまで人間が担っていた業務のうち、相当割合を占めるオフィスの定型業務をすべてロボットへと移行できる可能性を秘めています。
企業がRPAを導入することで人材不足の問題解決にもつながることから、上手に活用すれば第4のメリットになり得る技術です。
オフィスの定型業務を社員に頼っている間は絶えず人員を補充し続けなければなりませんが、RPAを取り入れれば採用人数を減らしても業務が成り立つようになります。
RPA導入による恩恵は定型業務の多いバックオフィス部門ほど顕著で、多くの総合職社員を雇用してる大企業や金融機関のオフィスが今後大きく変わる可能性もあります。
派遣やアウトソーシングからRPAへ
従来の企業では比較的難易度の低い定型業務に費やす人的コストを削減する目的で、派遣社員を利用する例が少なくありませんでした。
正社員よりも人件費が安く済む派遣社員に定型業務を委ね、正社員は企画や研究開発・管理部門などの非定型業務を担うのが一般的です。
その一方では従業員の雇用人数を減らすことで人員コストを削減し、経理・総務などの定型業務をアウトソーシングしている企業の例も多く見られます。
定型業務を外部の業者に外注すれば社員を雇用するよりもコストを削減できるのは事実ですが、それでも一定の費用が発生するのは避けられません。
企業がRPAを導入する場合でも同様に導入コストが必要になってくるとは言え、作業の正確性などの点を考慮すると最も費用対効果の高い解決方法だと言えます。
企業を悩ませてきた定型業務の問題を解決する手段として、世の中の流れは派遣社員やアウトソーシングからRPAの導入へと移行しつつあるのです。
以上のような多くのメリットを持つRPAは人手不足に悩まされている中小企業だけでなく、業務効率改善や人件費削減といった経営課題を抱えるすべての企業におすすめできます。
まとめ
現時点のRPAは比較的単純な作業の定型業務が中心ですが、クラス2以上のレベルになるとAIを活用することでより高度な作業も自動化できるようになります。
国内外のさまざまなベンダーから提供されているRPAツールは、初期費用1000万円を上回る高機能版から期間や機能を限定した無料版まで多種多様です。
まずは無料の試用版でRPAの便利さを体験してみてから、有料の正規版へと移行するのが無難な導入方法だと言えます。