RPAの導入を考えている人向け RPAを取り入れてできるようになること、できないこと
皆さんはRPAという言葉を聞いたことがありますか。
これは、最近のIT、情報分野での技術革新にかかわる言葉です。
これを知っているかどうかで、その企業は仕事が大幅に変わってくる場合もあります。
このRPAは、どのようなもので、どのような人にとって有用なのでしょうか。
また、これを取り入れることによるメリットやデメリットはどのようなものなのでしょうか。
RPAとは
最近では、各企業では人材不足や人件費の削減の対策が行われています。
そのため、人件費の安い海外を舞台にしてBPO（社内業務を海外に委託する）市場の規模はどんどん大きくなっています。
欧米ではこの一環としてRPAというものに注目が集まっています。
ではこのRPAとはいったいどんなものなのでしょうか。
RPAの説明
RPAは、Robotic Process Automationの略称になります。
日本語にすると、「ロボットによる業務の家庭の自動化」といったものになります。
実際には、ホワイトカラーの間接業務を自動化するものとして使われています。
ホワイトカラーとは、頭脳労働を行う総合職や事務職として働く人々のことになります。
これは、これらの仕事をする人々が白地のワイシャツとネクタイ、スーツを着ているために、その白い服装からつけられました。
このRPAは、すべての業務に向いているのではなく、以下に挙げるような業務に向いています。
- 一定のルールの元で作業を繰り返す。
- データが構造化されている。
- 業務に3人以上の人手が必要である。
- ヒューマンエラーが起こりやすい。
人に変わって仕事をしてくれますが、ロボットによる業務になるので、プログラムされたようなことから外れたことはできません。
また、途中で飽きたりすることがないので、同じ作業をどれだけでも繰り返すことができます。
そのため、これらの作業を行う場合にはRPAはおすすめです。
RPAの段階
RPAは広義的にみると、その判断力や自己学習機能から3つの段階に分けることができるとされています。
1つ目の段階は、RPAになります。
そのままの名前ですが、ここでは狭義的なRPAというものになります。
決められた方法で業務を自動的に処理します。
ミスをせずに確実に仕事をしてくれますが、反復作業となるので決められたこと以外はできません。
2つ目の段階は、EPA（Enhanced Process Automation）と呼ばれます。
大量のデータを処理して、その結果を出すのが得意です。
たくさんの画像を見分けて、新しくカテゴリ分けしたり、与えられたデータから顧客の傾向を分析するなどの仕事ができます。
3つ目の段階は、CA（Cognitive Automation）と呼ばれます。
他の段階よりもより自立したものになります。
実際には顧客対応のデータなどを分析して、その案件について自動対応するか、オペレーターに繋ぐかといったことを自動で判断し実行することができます。
RPAとAIの違い
RPAと似たもので、AIというものもあります。
みなさんもどちらかといえば、AIの方がなじみ深いのではないでしょうか。
この2つは別々のものです。
RPAは狭義的には、先に挙げた段階の1つ目で、AIは2,3段階目になります。
具体的には、RPAは単純作業を繰り返すのに向いていて、AIはデータを分析して実行に移すようになっているのです。
RPAの人気の理由
このようなRPAですが、なぜ最近になって人気になってきたのでしょうか。
その理由について触れていきます。
ITが専門でなくても使える
これまではITに関することは、ITの専門家でしか扱えませんでした。
そのため、総合職や事務職の人がそれらの技術を使いたい場合には、ITの専門家に依頼し、プログラムなどを組んでもらって初めて使うことができていました。
ですがそれらはIT側にとっても自分たちの業務より優先度が低くなり、どうしても手作業で行わなければならない部分が出ていました。
それがRPAになると、プログラミングが必要なくなりました。
それにより、ITの専門家でなくても使えるようになりました。
そのため、ホワイトカラーの現場だけで対応できるようになったため、人気になりました。
人の手よりも確実
人材不足の現在では、新しく業務に就く場合もあります。
そういった場合にはどうしても仕事に慣れるまでに期間ができてしまいます。
また、知らない業務については指導する人間も必要になってきます。
そのため、一時的に効率が落ちてしまう、といったことも起きてしまいます。
ですがRPAは、決められた方法を確実に守り、その作業を実行してくれます。
そのため、基本的に常に効率は変わりません。
また、ヒューマンエラーも起きないので、ミスもめったにおきません。
RPAのメリット
では、RPAを取り入れることで具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。
5つのメリットを紹介していきます。
業務の自動化・効率化
RPAを用いることによって、ホワイトカラーが行っているオフィス業務を代行してくれます。
ITが専門ではないホワイトカラーでも、専門家の手を借りずに使うことができます。
そのため、簡単に業務の効率化・自動化ができるということがメリットです。
生産性向上
RPAを取り入れると、業務を請け負ってくれることになります。
すると、これまでその業務を行っていた人手が空くことになります。
その人手を別の作業に回すことができるのです。
そのため、生産性が向上するのが期待できます。
特に人手でなければできないといったことは変わることができませんが、時間がかかる業務に人手を割いたり、新たな業務に取り組むことができるようになります。
人材不足が悩みの企業などには非常に大きな助けとなるでしょう。
人的ミスの防止
人間の手による作業の場合には、本人の意図しないところで無意識のうちにミスが起きてしまうこともあります。
人間は1つのことに集中し続けることはできないので、集中力が切れてしまうことも当然あります。
繰り返しの作業などでは思考せずに無意識で作業を進めてしまい、ミスに気付いた時には何度もそれを繰り返してしまっていた、といったこともあります。
また、ミスを許されない作業などもあるでしょう。
そういったものでは、より集中し続けることが難しいです。
RPAは、一度記憶させた作業を正確に繰り返すことができます。
そのため、人的なミスを防いでくれます。
決められた行動を必ず繰り返すので、精度やペースも常に変わりません。
コスト削減
作業の内容によっては、RPAは人間が作業するよりも短い時間で行うことができる場合もあります。
また、人手の場合には作業をさせる場合には費用がかかったり、休憩が必要だったりします。
ですがRPAは、時間や継続時間にかかわらずいつでも作業をすることができます。
そのため、人間が休んでいる間にも作業をさせることができ、時間・費用といったコストを削減させることができます。
人材不足の解消
現在は少子高齢化とされており、労働人口が少なることが懸念されています。
その少なくなってしまった分をRPAにさせることができます。
人手の数は変わらなかったり、減ってしまったりするかもしれませんが、これまで人が行っていたことをRPAにさせることで、余った人手で別の作業をすることができるので、全体的な作業量は増えます。
そのため、人材不足に対してもメリットがあります。
RPAのデメリット
ここまでの内容を考えると、RPAは理想的なもののように思えます。
では、RPAにはデメリットはないのでしょうか。
RPAを取り入れる際に覚えておいてほしいデメリットをいくつか紹介します。
誤作動のリスク
RPAはロボットソフトウェアです。
設定時には正しい動きをしていたけれど、社内で使っていたシステムが少し形が変わった、といった場合に、人手であればそれを踏まえて作業を変えてくれます。
ですが、RPAは命じられたことしかできないので、何かが変わっていたとしてもそのまま同じ作業を繰り返してしまいます。
そのため、ちょっとしたことで誤作動となってしまう恐れもあります。
業務停止のリスク
RPAはサーバーやデスクトップ上で動くことになります。
これらのシステム障害などが起きてしまった場合、業務が停止してしまいます。
例えば、何かがきっかけで再起動などしてしまったら、事前にRPAに指示していなければそこで止まってしまいます。
間違った作業でも疑問をもたない
RPAには当然意識はありません。
そのため、指示した作業に何かおかしな点があっても、構わずにその作業を続けてしまいます。
そのため、結果的におかしな作業を大量にしてしまう、といった可能性もあります。
人手なら、違和感やおかしな点があれば確認したり修正を自分で行います。
ですが、RPAにはそれができません。
まとめ
RPAは、なくても仕事ができなくなる、これがなければいけないといったものではありません。
ですが、これを取り入れることによって、業務の効率化や人手不足の解消などといったことの対策となります。
これまで全くなかったものですから、取り入れるのに抵抗がある方もいるでしょう。
その不安や抵抗感を減らすためにも、取り入れることによるメリットやデメリットなどについてしっかりと知識を付けてみてください。
参考URL・参考文献・根拠など
https://boxil.jp/mag/a2378/
https://winactor.com/column/about_rpa#rpacolumn_about_rpa_06
https://www.manetama.jp/report/term-white-collar/
https://www.innovated-solution.jp/rpa/blog/rpa-disadvantages