社員の労働環境をより良いものにするRPA！残業代のコストカットに繋がる可能性もアリ
RPA（Robotic Process Automation）は上手く活用することができれば社員の労働環境をより良いものにすることができます。
より生産性の高い労働環境を作り上げるにはうってつけのツールといえるでしょう。
ですが近年注目されるようになった言葉なので何ができるのかピンと来ないかもしれません。
今回はRPAがいかに社員の生産性を高めてくれるのかについてじっくりとみていきましょう。
人間は飽きてしまう生き物
特に大量のデータを扱わなければいけない企業や部門では同じ作業を延々と繰り返すことになるものです。
経理部門では色んなデータを集めつつ同じような計算をすることになりますし、他にも注文書の作成を始めとする作業は膨大なものになりがちだったりします。
特に多くの顧客や営業職を抱えている企業にとっては目もくらむほどのデータを処理していかなければなりません。
また中小企業であっても雇用人数が少なければ処理しなければならないデータ量は多くなってしまいます。
少数精鋭の能力の高い社員が集まっているとしても大量のデータを同じように捌かなければならないのです。
そしてこうした作業をしているとやがて段々と飽きてしまいます。
私達人間には「心的飽和」という機能が備わっています。
これは心理学の用語で、同じような作業をしていると成果の質は次第に低下し別の刺激を求めたくなったり果ては感情が爆発してしまったり同じような作業について嫌悪感を感じるようになるとのこと。
つまるところ「飽きる」ということなのですが、これは生来的に生まれ付いてもった機能なのでどうしようもありません。
ですが働く場面においては作業について飽きているとしてもそれを中止することは許されません。
飽きながら同じ作業を続け、生産性が低下した状態で嫌々仕事をしなければならないのです。
そしてあまりにも作業量が膨大になると残業をすることになります。
残業代によるコスト増にも繋がる
単純作業は始めの内は効率よく、高速に処理をしていくことができるでしょう。
ですが人間には心的飽和という機能が備わっているため次第に生産力は低下し、成果にもミスが目立つようになります。
ですが仕事は終わらせなければなりませんしミスも許されません。
そうして社員が取る行動は一つ、残業です。
処理できる作業量が個人の限界を超えると残業が発生することになり様々な企業で常態化していますが、これは決して良い状況ではありません。
社員の能力が低下した状態で作業をさせていることになりますし、また精神的な健康にも悪影響を与えるはずです。
長時間のデスクワークは身体的な問題にも繋がる可能性もあります。
そして何より企業にとっても残業代を支払わなければならなくなるため良いことではありません。
残業代を真っ当に支払おうとするとかなりの額となるでしょう。
それが1人ならまだしも複数人となると人件費は膨れ上がっていくはずです。
残業は社員の健康と企業の財政にとってリスクを与えてしまう行為です。
できるだけ避けるべきですが、全体の仕事量と社員の仕事量を調節することも容易ではないでしょう。
ですがもし社員の仕事の効率を上げることができればこの問題は解決できるかもしれません。
そのために注目したいのがRPAなのです。
単純作業をこなせるRPA
RPAというのはソフトウェアロボットによりパソコン上の作業を自動化できるというツールです。
ソフトウェアロボットというのはソフトウェア上で働くロボットのことで、物理的な姿をもちません。
いわばパソコンの中で働いてくれるロボット社員といったところです。
ロボット社員は登録した作業をそれが完了するまで繰り返し行います。
例えば「1+nした値をリストに登録する。
なおnは0から1ずつ加算していく」という命令を登録したとしましょう。
すると自動でこうしたファイルを作成してくれるのです。
もちろんもっと複雑な計算は可能で、例えば経理の計算だって登録さえすればしてくれます。
計算を自動化してくれれば社員の仕事量は格段に減少するはずです。
といってもこれは現状でもExcelのマクロ機能などで実現できるため、RPAをわざわざ採用するメリットは無いように思われるかもしれません。
ですがRPAには他にも色々なことができるのです。
いくつものソフトウェアを動かせる
あるデータを記述したファイルがあり、これを連番でウェブサイトに登録していくという作業をしなければならないとします。
ウェブサイトには各フォームが存在し、別フォルダから画像も貼り付けなければならないとしましょう。
これは明らかにExcelマクロなどでは対応できない作業といえます。
この作業にはブラウザの起動、データの表示と抽出、サイト上のフォームへのペースト、画像の選定とアップロード、データの登録ボタン押下、など様々な作業が含まれています。
単純作業ではあるのですが、一見人の手を借りなければ実現不可能なように思えるかもしれません。
ですがRPAを使えばこの作業も自動化することができるのです。
簡単な使い方としてはマウス操作とキーボード操作により一連のプロセスを登録するという方法があります。
実際に作業をし、それをRPAに登録するのです。
いわば操作自体の録画のようなもので、この登録したプロセスを再生することで再度同じ作業をこなしてくれるようになるでしょう。
実際に使う際には次のデータに進む工程などに多少工夫する部分はありますが、基本的にはこのような形でRPAに作業を登録していきます。
RPAはいくつものソフトウェアを経由しなければできない操作もこなすことができるのです。
既存のマクロでは実現できなかった横断的な操作も任せていけるでしょう。
単純作業からの解放
RPAに多くの単純作業を任せることができるようになれば社員は生産性の高い仕事へとより時間を割くことができるようになります。
心的飽和になり効率が低下し、やがて残業を招いてしまうような単純作業をしなくても良くなるのです。
RPAを上手く導入することができれば労働環境は確実に良くなるでしょう。
コストカットよりも重要な労働環境
RPAは作業を効率的に進めてくれるため人件費をコストカットできるという側面を備えていますが、それよりもより生産性の高い状況を作り出すという特性に注目すべきかもしれません。
より良い労働環境を作り出し、煩わしい仕事はRPAに任せるというだけの話です。
コストカットを中心に見るよりは既存の社員の労働環境を良くするためのツールというように考えるとより建設的といえます。
より生産性の高い仕事に集中できれば企業の業績にも良い影響を与えることになり、さらなる規模の拡大を目指すことができるかもしれません。
企業にとってRPAはコストカットを実現するツールというよりはより企業を成長させるためのツールなのです。
簡単に扱うことができるツール
RPAは難しそうに思われるかもしれませんが、IT技術に精通していない方でも扱えるように作られています。
そのためプログラマや専門家は不要です。
様々な現場によって自由に活用することができるでしょう。
扱いやすいということは高いポテンシャルを秘めているということです。
特にIT技術は専門的になりがちで扱える人材も限られているものですが、RPAに限ってはそんなことはありません。
IT技術に直接関連しない経理部門や営業部門にも適用することができるはずです。
設計は慎重に行おう
扱いやすいツールであるからこそ、登録するプロセスは慎重に決めていくと良いかもしれません。
例えばかなり複雑な工程を踏むプロセスを自動化した場合、その修正を求められたときに一苦労する可能性があります。
どのくらい柔軟に扱い厳密に考えていくかというのは組織ならではの問題といえるでしょう。
ですがきちんとルール作りができればかなり便利なツールとして活用していけるはずです。
色々な可能性を探りながら使い方を決めていきましょう。
まとめ
社員の生産性を高めるという観点からRPAについてみてきました。
RPAは様々なソフトウェアを横断する形のプロセスを自動化できる強力なツールです。
社員の飽きを招く単純作業を自動化し、残業時間を減らすことができるかもしれません。
単純作業から解放された社員はより生産性の高い仕事へ集中して取り組むことができるようになるため、RPAを導入すれば企業の業績にも良い影響を与える可能性もあります。
RPAを活用すれば社員と企業の双方にメリットがあるのです。