企業の規模に関係なく効率化ができるRPA！企業規模ごとの有用性に迫る！
自動で業務を遂行してくれるRPAですが、一見しただけでは良く分からないもの。
コストもそれなりに高額なので小さい事務所に所属している方は無関係なものと思われるかもしれません。
ですがRPAは企業規模に関わらず便利に使う事ができる道具だったりします。
そこで今回はRPAがどのようなツールなのか、また企業規模によってどのような効果が予想されるかといったあたりをみていきましょう。
面倒な業務を肩代わりしてくれるRPA
RPAというのは「Robotic Process Automation」の頭文字をとった略語です。
日本語で表現するなら「ロボットによるプロセスの自動化」となります。
ここで言うロボットというのはソフトウェアロボットなので単なるソフトウェアと読み替えても構いません。
ではプロセスとは何のことを指しているのかというと、これはいわゆる「作業」になります。
そのためRPAとは「ソフトウェアによる作業の自動化」とか「自動化ツール」と言い換えることができるかもしれません。
例えばECサイトを運営しているとして、商品の登録作業を行うような仕事を考えてみましょう。
複数のデータをブラウザのフォームに入力し、画像をアップロードし登録ボタンを押すことを1つのプロセスと考えます。
そしてこのプロセスをRPAに登録し、再生すれば後は自動で以降の作業を行ってくれるのです。
イメージとしてはテレビのレコーダーのようなものです。
まず録画して、それを再生するだけ。
それが単にパソコンの操作に置き換わったものがRPAとなります。
RPAというよく分からない略語をいきなり見せられても分かりませんがレコーダーのようなものと考えれば簡単にイメージできるようになるはずです。
後は自分の仕事に適用できそうなところを探すだけといえるでしょう。
非定型な仕事は苦手
RPAは操作を録画したとおりに繰り返すソフトウェアです。
そのためイレギュラーな操作には基本的に対応することができません。
例えば作成する資料に何らかの補足が必要だったり、アナログな表現が必須だったりするとRPAは対応できないのです。
それから資料ごとに記載する項目が異なっていたり、そもそもデータが揃っていなかったりすると上手く機能することはないでしょう。
RPAはあくまで完全にデータが揃った状態で起動させるものであり、そのデータも定型的なものでなければいけません。
万能なツールではなくてあくまで操作を録画して再生するソフトウェアでしかないのです。
RPAを使わないで自動化しようとすると大変
例えば大量に定型的な処理をしなければならない資料があるとします。
もちろん人間の手で処理しても構わないのですが、時間もかかりますしミスも起きるでしょう。
そして何より疲労感が凄まじいことになるはずです。
それならやっぱり自動化することをおすすめしたいところ。
というわけで自動化を目指す場合、仮にRPAを使わない場合を考えてみましょう。
すると直ぐに壁に直面するはずです。
それは「複数のプログラムにまたがって処理を行わなければならない」という問題。
例えばエクセルとブラウザ、それからメーラーを起動しなければいけない処理があるとします。
これをプログラムで実現するとなると、まずWindowsやMac、Linuxで異なる処理を書かなければなりません。
それぞれのOSには専用のAPI（Application Programming Interface）があり、外部プログラムを起動するにはこれを利用してプログラミングする必要があります。
RPAを使うのにプログラムの知識は要らない
実際にWindowsでプログラミングしようとするとCreateProcess関数などを使ってアクセスすることになる形です。
呼び出すのも面倒な関数ですし、実際に起動できたかどうかも確認しなければいけません。
さらに起動できたとしてもマウス座標を移動させてクリックさせたりといった設定も書かなければいけません。
他に入れたい数値がある場合は設定ファイルを作成し、そこに記述されている通りに動かすといった芸当も可能ですがとにかく面倒です。
RPAを使えばそんな面倒なプログラミングは一切要りません。
ただ録画ボタンを押してやりたい作業を行い、作業の登録が済んだら再生すればそれで自動化は完了するのです。
大企業であればあるほど効果アリ
RPAは定型的な作業を自動化し、設定されたとおりに作業を行ってくれます。
そしてその作業スピードは人間よりも早く、かつ人間よりもミスが入り込む余地がありません。
ということは作業量が多ければ多いほど効率化を果たせるということです。
そのため企業規模が大きいところでは非常に高い効果を得ることができるでしょう。
大企業において共通の定型的な作業にRPAを適用することができればたくさんの時間を節約できるようになるはずです。
適用するのが難しい可能性
大企業は企業規模が大きいほどに規則に縛られているものです。
特に新しいことに取り組む必要がないところでは保守的な思想がデフォルトとなっていてもおかしくないでしょう。
その場合、RPAを業務に取り入れる時点で認可が降り辛いかもかもしれません。
もし話が通じる大企業なら積極的にRPAを導入していくことができるはずです。
非効率な定型作業を機会に任せることは理に適っているため、社内でも賛成の声が上がる可能性があります。
この新しい取り組みを採用するかどうかは企業によるところが大きいため一概には言えませんが、特に決断できる人物が存在しない場所では難しいかもしれません。
人手の足りないベンチャーにおすすめ
作業量が多ければ多い程、効果が見込まれるRPAですが実は小規模なベンチャーにもおすすめです。
というよりむしろ柔軟に動くことができるベンチャーにこそRPAは身近なものといえるかもしれません。
ベンチャー企業で人手が足りず、本業とは異なる定型作業に煩わされているならRPAの導入を検討する価値は十分にあります。
きちんと設定してRPAを実行すれば余計な仕事で集中力を削がれることなく、本業へと集中することができるでしょう。
大企業のように完全な分業体制が敷かれていない環境だからこそRPAを利用する意味があるといえます。
またRPAの設定を迅速に改善することができる点もベンチャーならではの利点です。
大企業では許可を取るために面倒な手続きが必要になったり時間がかかるものですが、ベンチャーならそんなことはほぼないはず。
作業を自動化するという重要な役割を担うRPAの設定も積極的に改善していけることでしょう。
個人事業主にとっても便利
個人事業主はいってみれば究極のベンチャーともいえます。
全ての業務を自分ひとりだけで完結しなければいけないため、何かと雑事が増えるもの。
そのためRPAを使えばより快適な仕事環境を作ることができるでしょう。
特にたくさんの案件を抱えている場合、定型的な処理も増えるようになります。
個人で全てをこなすとなると下手をすれば本業にも支障が出てくるため、むしろRPAは必要なツールとさえいえるかもしれません。
自分の業務に適用できそうなところを探ってみることをおすすめします。
まとめ
RPAができることや企業規模別のRPAの需要についてみてきました。
RPAとはいわば「設定通りに操作を自動化するツール」であり、定型的な操作を得意とするソフトウェアです。
作業量が多ければ多い程に効果は大きくなるため大企業が導入すると劇的な効果を得られるでしょう。
ですが保守的な大企業では導入に時間がかかったり設定変更の手続きに時間がかかるかも知れません。
そのため自由度の高いベンチャーや個人事業主の方が上手く扱えるツールといえるでしょう。
いずれにしても、どのような企業規模であれその有用性は変わらないので導入を検討してみる価値はあります。