RPAを導入したい企業が注目すべき4つのポイントとは
RPAは、ロボティックプロセスオートメーションのことで、パソコンに内蔵されたソフトウエアロボットがデスクワークなどを自動化して業務を人間に代わって行います。
今までに人の手によって行われていた作業をロボットが代行するので、人的コストを削減することができ、ミスを削減することにも繋がるのです。
デスクワーク中心の現場でもRPAの導入が進んでいます。
RPAができる仕事とは
ロボットが活躍する仕事といえば、工場での産業用のもののイメージが強いです。
デスクワークでもシステムは存在しますが、何かトラブルが生じたときにはシステムそのものをカスタマイズしたりすることが一般的でした。
作業者は人間のみでしたが、RPAが導入されるようになってから、作業者は人間とRPAに分かれています。
プログラミングをしなくても、RPAがどのように作業をするかを簡単に作成できるのです。
ロボットを作成する担当者が辞めてしまったとしても、誰でも簡単にシステムの修正できることから今後もRPAの導入は広がる傾向にあります。
活用される現場
様々なオフィスでRPAが活躍しています。
マーケケティングの現場では、他社の価格調査や保険料などを自動的に調査してくれるロボットが活躍しているのです。
顧客メール管理などに特化したロボットは、オペレーターが顧客と対応している間に購入データを表示させたりしてくれる機能があります。
ロボットの役割も一部人間の業務を受けているところから全自動で行う業務まで様々です。
RPAの仕組み
PRAは、人間が行うパソコン操作をロボットが模倣することで様々な業務を自動化することに成功しています。
パソコン上で、RPAにさせたい業務を実際に行い、その操作の手順をロボットがシナリオに変換させて記憶していくのです。
ロボットがその作業を行う際には、シナリオ通りに行うため、毎回同じ動作をしてくれます。
人間のように単純なミスなどもないので極めて正確な作業を期待できるのです。
人間がPPAにさせたい業務を行うときには、プログラミングなどをする必要はありません。
画面上で、作業の流れが一目でわかるようにフロー化して表示されています。
シナリオ自体は現場で働く方であれば簡単に作ることができるので、変更が必要になってもすぐに対応できるのです。
シナリオは１パターンである必要もないので、何種類ものシナリオを作っておくことができます。
従来、多くの企業で利用されていたExcelマクロは、膨大なデータ処理ができない上、同時に複数人が作業することはできないということがありました。
RPAでは、今まで複数のシステムで処理していたものでも、連携をしたり複数人で使うことも可能になったのです。
RPA導入のメリット
多くの現場では、慢性的に人手が足りないということが多いです。
請求書のデータ入力などはまだ人間が手で行なっているという企業も多いでしょう。
人間がすれば1件でも間違いがないかなどを確かめながら行うため、数分程度かかってしまうことも多いです。
RPAが行うことで人間が処理するよりも早い数十秒で行うことができるのです。
様々な業種でRPAは活躍しています。
コスト削減
人間が行う作業では、人件費が発生します。
膨大な業務になるのでシステムを新たに導入したいという企業も多いです。
新しいシステムを導入するには、数百万単位でシステム開発が必要になることもあります。
RPAであれば、大規模なシステム開発が必要にならず柔軟なシナリオを作ることができるのです。
人的コストが多くかかってきている業務は、RPAにお任せするのがおすすめです。
人間が同じ作業をするとしても、連続してできる処理量は限られていますし、疲れてくるとミスも発生しやすくなります。
ロボットは作られたシナリオ通りに動くので、ミスが発生することはありません。
ミスがあるという場合は、シナリオに問題があることになります。
効率化と生産性の向上
今まで単純作業をしなくてはいけなかった担当者でもRPAがその作業を代行してくれることで、他の業務に力を入れることができます。
デスクワークをできるだけRPAに代行させることで、人間にしかできない考える作業や営業に注力できるのです。
人手不足の現場では、業務を効率的に行うのは課題という企業も多いので、RPAの導入がおすすめできます。
RPAは、土日などに関わらず業務の予約設定をしておけばいつでも処理をしてくれるメリットがあるのです。
人件費が余分にかかっていた企業では、人件費を削減することにも役立ちます。
RPAを導入するには
RPAを導入するには、しっかりと現場で活用できるように事前に導入の検証を行うことが重要です。
導入後にどれだけの改善が期待できるのか、机上検証をしっかりと行いましょう。
具体的には、RPAが業務を担当する対象を全て出します。
その業務が実際に導入できるかどうかを選定していくのです。
その後、RPAを実際に導入した時の費用対効果なども検証していきましょう。
多くの企業では、3ヶ月程度をかけて検証作業を行なっています。
管理部門での導入
人事や購買部門、顧客対応の分野で活躍するRPAです。
導入事例としてよくあるのが、OCRと組み合わせて請求書処理を行う業務があります。
手作業で請求書と発注データの確認をしている企業も多いのですが、RPAを導入することで一致しないケースのみを確認することができるようになるのです。
確認だけでも膨大な時間がかかるものはRPAに任せるのがおすすめです。
人事部門でも、個人データを多く扱うため外注できないという業務が多くあります。
社員データの変更や反映などは、RPAが十分できる業務です。
経費計算など、社員が申告してきたものが正しいかどうかをチェックするのも時間がかかります。
RPAは自動で経路サービスを検索することができますし、最安ルートの金額と社員が申告してきたものが同じかを確認することは容易です。
これらは一例ですが、人間がいつも同じ作業を繰り返しているという場合には、自動化が十分可能になります。
RPAを導入する際のデメリット
RPAを導入すると、コスト削減や生産性の向上など多くのメリットが考えられますが注意点もあるのです。
RPAを実行することが仕事になってしまうと、RPAの内容を全く理解していない担当者も増えていきます。
RPAを導入することになっても、ロボットがどのような仕事をしているか一定数のスタッフが理解することが重要です。
システムエラーなどが生じると、RPAもエラーとなってしまうことがあります。
ワークフローなどを急に変更するとトラブルにもなりかねませんので、修正をする時にはきちんと対応することが必要です。
目的に合わせて自社にあう商品を選びましょう
幅広い業務を代行してくれるRPAですが、自社にあったシステムを選ぶことが重要です。
日系、外資系ベンダーに限らず、対象規模も中小企業から大企業までと様々なツールが存在します。
費用対効果の高いRPAツールを導入するために、事前にベンター比較を行いましょう。
まとめ
RPAを導入することで、人的コストがかかっていた業務でも確実かつスピーディーに処理してくれるというメリットがあります。
人事、経理、購買部門など様々なエリアでRPAが活躍しているのです。
導入するメリットが多くあるRPAですが、自社で導入をした時にどのような費用対効果があるのかを事前に検証しましょう。
業者選定も同時に行い、しっかりと現場で活用されるRPAを導入したいものです。