業務によっては大幅なコストカットも可能！RPAに向いた仕事をチェック
近年、徐々にRPAという技術に注目が集まるようになりました。
この分野ではしばしば「業務の効率化」という声が挙がるものですが、それは携わる仕事によって変わります。
必ずしも効率化できるとは限りませんし、仕事によっては飛躍的な効率化を達成できるでしょう。
今回はRPAができることからどのような仕事に利用できるのかを探っていきます。
ソフトウェアロボットを作るシステム
RPAはRobotic Process Automationの略称です。
そしてその意味は「ロボットによるプロセスの自動化」となります。
ロボットと聞くと二足歩行ロボや産業用機械を思い浮かべるかもしれませんが、ここでいうロボットというのは少し違います。
RPAにおけるロボットはソフトウェアロボットであり、パソコン上で作業するプログラムに過ぎません。
そしてRPAはそうしたロボットを作り、動かすことができるソフトウェアなのです。
シンプルな具体例で考えてみましょう。
例えば連番のフォルダを100個作るとします。
このとき人力だと「新規フォルダの作成」と「リネーム」という2つの作業を100回も繰り返さなければなりません。
ですがRPAを利用して「新規フォルダの作成」と「連番でリネームする」という命令を組み込んだロボットを作成し、それを動かせば直ぐに作業は完了するでしょう。
このように、RPAを利用すれば単純な繰り返し作業をスマートな形でスムーズに行うことができるのです。
人間が自らやろうとすれば大変な作業をソフトウェアのロボットに任せることができてしまいます。
対応可能な人材が居ない場合に効果あり
RPAは繰り返しの作業において効果を発揮することができますが、果たして人間が対抗できないのかというとそうでもありません。
先述したリネーム作業について再度考えてみましょう。
例えばタイピング速度が速く繰り返し作業を苦とも思わない方が作業する場合、この仕事は何の問題もなく遂行されることになります。
この場合、RPAを導入する必要がないため余計なコストもかかりません。
また、プログラミングに長けた方が居る場合も問題は直ぐに解決できます。
フォルダを指定回数作成しつつ、回数を元にして連番の名前をつけていくというプログラムを組めば一瞬で仕事は終わるでしょう。
この場合もRPAを導入する必要はありません。
ただ、これらはどちらも特殊なケースです。
繰り返し作業は退屈で集中力を欠かせる作業ですし、社内にプログラミングに長けた人物が居るとも限りません。
特にIT系の企業ではない場合、フォルダの作成作業は面倒で生産性を低下させる作業にしかならないでしょう。
このように、作業が企業の負担となってしまう状況においてRPAは効果的に働くはずです。
RPAを扱う上でプログラミングの知識は問われませんし、特別タイピングが早い必要もありません。
それこそIT分野に適正がなくても自動化の恩恵を受けることができるのです。
複雑な作業も可能
プログラムに長けた人物が居たとしても問題を解決することが難しい場合があります。
それは「複数のソフトウェアにまたがる作業」を行う場合です。
例えば取引先の発注数をExcelファイルとしてデータ化したものを受信し、自社のシステムに登録するという状況があるとします。
このとき、使うソフトウェアとしては「メーラー」「Excel」「自社システム」の3つとなる形です。
そしてこうした処理をプログラムで解決しようとするとなかなか大変だったりします。
まずメーラーへアクセスし、添付ファイルを解析しExcelであることを確認したり、Excelからデータの抽出と自社システムへのデータの登録をしなければいけません。
もしこの作業を自動化するプログラムを組むとなると一手間どころではないでしょう。
外注するにしても大量の費用がかかるはずです。
それに比べてRPAはプログラマの手を借りずともソフトウェアロボットさえ作ることができれば何の問題もなくこの状況を解決してくれます。
直感的にソフトウェアロボットは作ることができるので特にIT技術に堪能である必要もありません。
プログラマが難しいと感じる課題をRPAはいとも容易く解決することができるのです。
常に優れた結果を出すことができる
RPAの優れた点について強調していますが、実は発注の登録という仕事も人間が直接触ることで効率化することは可能です。
それこそ専用のプログラムを作れば操作を最低限にまで少なくすることができますし、各種ツールを使えばもっと簡単に処理することができるでしょう。
ただそれはあくまで社員固有の能力によるものであって、その作業に適さない社員の場合は大変な仕事になるはずです。
RPAは社員の能力に関係なく同じ結果をもたらします。
そしてその結果はソフトウェアロボットの設計が上手くできたなら、優秀な社員が携わった仕事以上の結果を残すことになるでしょう。
RPAの前では社員の能力や適正の差は関係なく、誰であっても簡単にかつ優れた結果を残すことができるのです。
これは会社組織において大きなメリットといえるでしょう。
ばらつかず常に同じ結果を出すことができるため教育にかけるコストも不要になります。
特殊な作業は苦手
一見、万能そうなRPAですが苦手な領域もあります。
それは特殊な作業や仕事です。
例えば案件に共通性がほとんどない場合にはRPAを利用することは難しくなるでしょう。
1回1回の契約に必要なものが異なったり、契約内容が異なる場合には自動化できる部分がありません。
また芸術作品の作成などについてもRPAができることは限られるはずです。
作りたいものに固有の価値が求められたり固有の作業が必要になるものは自動化できないのです。
それよりは量産品の受注契約に伴う各種資料の作成などにRPAを活用した方が良いでしょう。
RPAはあくまでも繰り返し処理をこなすソフトウェアロボットを作成するものであって、特殊な処理を自動化することには向いていません。
もし特殊な処理を無理矢理自動化してしまったらかえって面倒な自体を招くことになるでしょう。
設定をどこまで作りこむか
RPAは多数のソフトウェアを使用する複雑な処理をこなすことができます。
そのため何でもRPAでこなせそうですが、特殊なものになればなるほど設定項目は複雑になっていきます。
そうなってしまうと今度は設定の修繕や改修に手間取ることになるはずです。
複雑になればなるほど仕様変更時にRPAの設定変更は難しくなっていきます。
できるだけ単純な形で運用していったほうが良いでしょう。
状況に合わせた運用が肝心
先述したように、何でもRPAでこなそうとすることはかえって不便な状況となってしまいます。
そこで大事なのが何を自動化し何を自動化しないか、といった見極めです。
この部分を疎かにしたらトラブルを招きかねません。
RPAは高価なツールですし本来は自動化による作業の効率化という恩恵のために導入されるものです。
かえってRPAの調整に時間を割くことになったら元も子もないので運用方法についてはしっかりと考えておきましょう。
大量のデータを運用する企業向き
RPAは大量の資料作りに追われていたり大量のデータを参照しなければならない現場に向いたツールです。
多くのデータを扱う企業にとって大きな助けとなるでしょう。
企業規模の大小を問わず人力で処理をするのが難しいほどのデータ量を前にしたとき、RPAは素晴らしい効果を発揮してくれるはずです。
まとめ
RPAの仕組みから向く仕事や向かない仕事についてみてきました。
RPAは繰り返しの処理に向いており、特殊な仕事には向いていません。
そのため大量のデータを扱う仕事において高い効果を発揮することができるでしょう。
使い方さえ見極めれば業務の効率は飛躍的に高まるはずです。
もし大量のデータを扱っているのであれば導入を検討してみましょう。